Eine klare und prägnante Vereinbarung mit Mitarbeitenden für die Nutzung von Diensthandys ist für jedes Unternehmen, in dem mit Smartphones oder Tablets arbeiten, unerlässlich. Welche Regelungen es zu treffen gilt, erfahren Sie in diesem Leitfaden mit Mustervorlage.
In der heutigen digitalen Arbeitswelt sind Diensthandys ein unverzichtbarer Bestandteil der Arbeitsausstattung vieler Unternehmen. Sie ermöglichen es den Mitarbeiter.innen, jederzeit und von überall aus auf wichtige Daten und Informationen zuzugreifen. Doch die Nutzung von Diensthandys wirft auch Fragen auf, die in einer Nutzungsvereinbarung geregelt werden sollten.
Welche Regelungen gehören in eine Nutzungsvereinbarung für Diensthandys?
Eine Nutzungsvereinbarung für Diensthandys ist ein rechtliches Dokument, das die Bedingungen und Regeln für die Nutzung von Smartphones und ggf. auch Tablets festlegt, die von einem Unternehmen oder einer Organisation an seine Mitarbeitenden ausgegeben werden. Sie dient dazu, sowohl die Interessen des Unternehmens als auch die Rechte und Privatsphäre der Mitarbeitenden zu schützen. Hier sind essentielle Punkte, die in einer solchen Nutzungsvereinbarung nicht fehlen sollten:
- Eine Nutzungsvereinbarung für Diensthandys sollte in erster Linie klären, wer ein Diensthandy erhält und welche Anforderungen an die Geräte gestellt werden.
- Auch sollten die Kosten geregelt werden, etwa welche Kosten das Unternehmen übernimmt und welche nicht. Hierbei kann auch geregelt werden, welche Kosten von den Mitarbeiter.innen selbst getragen werden müssen, beispielsweise bei privater Nutzung.
- Weiterhin sollten Regelungen zur Sicherheit und zum Datenschutz getroffen werden. Hierbei können beispielsweise Vorgaben zur Passwortsicherheit und zur Verschlüssung von Daten gemacht werden. Auch sollten klare Regelungen zur Speicherung von vertraulichen Unternehmensdaten auf den Geräten getroffen werden.
- Des Weiteren ist es wichtig, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden klar zu definieren und zu regeln, wann und wie die Mitarbeitenden erreichbar sein müssen. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass die Arbeitnehmer.in auch ihre Ruhezeiten einhalten können und nicht rund um die Uhr erreichbar sein müssen.
- Auch das Thema Haftung und Schadensersatz darf nicht fehlen. Legen Sie fest, wer im Falle von Schäden, Verlust oder Missbrauch haftet und welche Maßnahmen zu treffen sind.
- Eine weitere wichtige Regelung betrifft das Ausscheiden von Mitarbeiter.innen aus dem Unternehmen. Hierbei sollte festgelegt werden, welche Daten und Informationen vom Diensthandy gelöscht werden müssen und welche Daten auf das Unternehmen übertragen werden müssen. Auch sollten klare Regelungen getroffen werden, wie mit den Geräten verfahren wird, wenn ein.e Angestellte.r aus dem Unternehmen ausscheidet.
Diensthandy-Nutzungsvereinbarung: Muster-Vorlagen
Insbesondere, wenn Handys neben geschäftlichen auch für private Zwecke genutzt werden dürfen, bedarf dies besonderer Aufmerksamkeit. Hier werden die Bereitstellungsformen COPE und BYOD unterschieden.
Mustervereinbarung COPE
COPE steht für „Corporate Owned, Personally Enabled“. Dabei stellt das Unternehmen seinen Mitarbeitern Geräte zur Verfügung, die von den Mitarbeiter.innen auch privat genutzt werden können. Das Unternehmen behält dabei die Kontrolle über die Geräte und kann sicherstellen, dass sie den Sicherheitsstandards des Unternehmens entsprechen.
Probleme können hier entstehen, wenn die Mitarbeiter.innen ihre privaten Daten auf den Geräten speichern. Außerdem besteht Konfliktpotential wenn das Unternehmen zu viele Einschränkungen bei der privaten Nutzung der Geräte vorgibt.
Um diese Risiken zu minimieren, bieten wir eine Mustervereinbarung für COPE an, die klare Regelungen zur privaten Nutzung der Geräte trifft. Hierbei werden die Interessen von Mitarbeitern und Unternehmen gleichermaßen berücksichtigt.
Mustervereinbarung BYOD
BYOD steht für „Bring Your Own Device“ und bezeichnet die Praxis, dass Mitarbeiter.innen ihre eigenen Geräte wie Smartphones oder Tablets für die Arbeit nutzen dürfen. Das hat den Vorteil, dass die Mitarbeiter.innen mit ihrem eigenen Gerät vertraut sind und keine zusätzliche Schulung benötigen. Außerdem spart das Unternehmen Kosten für den Kauf und die Wartung von Geräten.
Allerdings birgt die Nutzung von privaten Geräten auch Risiken. Wenn Mitarbeiter.innen ihre eigenen Geräte nutzen, haben sie Zugriff auf vertrauliche Unternehmensdaten. Das kann ein Sicherheitsrisiko darstellen, da die Geräte nicht immer den Sicherheitsstandards des Unternehmens entsprechen. Auch besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter.innen vertrauliche Daten auf ihren privaten Geräten speichern und bei einem Ausscheiden aus dem Unternehmen mitnehmen.
Auch hier bieten wir eine Mustervereinbarung für BYOD an, die die Nutzung von privaten Geräten regelt. In dieser Vereinbarung werden beispielsweise Vorgaben zur Sicherheit und zum Datenschutz festgelegt. Auch wird geregelt, welche Kosten das Unternehmen übernimmt und welche nicht.
Unternehmen können die Mustervereinbarungen nutzen, um eine individuelle Nutzungsvereinbarung zu erstellen, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Fazit
Eine Nutzungsvereinbarung für Diensthandys ist unerlässlich, um die Nutzung von mobilen Geräten im Unternehmen zu regeln. Insbesondere die Bereitstellungsformen COPE und BYOD bedürfen besonderer Aufmerksamkeit. In einer solchen Vereinbarung sollten Regelungen zur Sicherheit und zum Datenschutz, zur privaten Nutzung der Geräte, zur Erreichbarkeit der Mitarbeiter.innen sowie zum Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen getroffen werden. Hierbei sollten die Interessen von Mitarbeiter.innen und Unternehmen gleichermaßen berücksichtigt werden.
Mustervereinbarung zur privaten Nutzung von firmeneigenen Smartphones
Unsere Mustervereinbarung COPE bietet eine präzise und verständliche Vorlage, die den Interessen des Unternehmens und der Mitarbeiter.innen gleichermaßen gerecht wird.