Private Weiterleitung beruflicher E-Mails: Die Risiken und wie MDM-Lösungen schützen 

Die Weiterleitung beruflicher E-Mails an private E-Mail-Konten birgt Risiken für Datenschutz und Sicherheit. Welche Rolle Smartphones dabei spielen und wie Mobile-Device-Management-Lösungen (MDM) schützen können, erfahren Sie hier.

Die Nutzung von E-Mail ist für viele Mitarbeiter.innen ein selbstverständlicher Bestandteil ihres Arbeitsalltags. Gerade mit dem Aufkommen mobiler Arbeitsweisen spielt das Smartphone eine zentrale Rolle, um auch von unterwegs oder zu Hause auf geschäftliche E-Mails zugreifen zu können. 

Dabei kann es vorkommen, dass Mitarbeiter.innen ihre beruflichen E-Mails an private E-Mail-Konten weiterleiten – meist, um sich das Arbeiten zu erleichtern. Gründe dafür sind beispielsweise die höhere Vertrautheit mit privaten Apps oder das Umgehen technischer Einschränkungen auf Dienstgeräten.

Doch was passiert, wenn sensible, geschäftliche Informationen plötzlich in privaten Postfächern landen? Aktuelle Meldungen, wie etwa bei Heise, verdeutlichen: Die private Weiterleitung beruflicher E-Mails kann gravierende Folgen haben – bis hin zur fristlosen Kündigung. Was für Mitarbeiter.innen als bequemer Weg erscheint, birgt erhebliche Risiken für die Datensicherheit und den Datenschutz.

Risiken der privaten Weiterleitung geschäftlicher E-Mails

Zu den Risiken, die durch die Weiterleitung sensibler Geschäftsdaten an ungesicherte private E-Mail-Konten entstehen, zählen:

1. Datenverlust und Datenschutzverstöße: Freemail-Dienste verfügen oft nicht über die gleichen Sicherheitsstandards wie Unternehmenslösungen. Dies erhöht das Risiko, dass sensible Daten in die falschen Hände geraten.
   
   
2. Rechtliche Konsequenzen: Unternehmen unterliegen strengen Datenschutzverordnungen, wie der DSGVO. Die unkontrollierte Weitergabe von Daten an private Postfächer kann einen Verstoß darstellen, für den das Unternehmen haftbar gemacht werden kann – oder auch die einzelne Mitarbeiter.in.
   
   
3. Reputationsschäden: Ein Datenleck kann nicht nur rechtliche, sondern auch erhebliche finanzielle und rufschädigende Folgen für Unternehmen nach sich ziehen.

Wie Mobile Device Management (MDM) schützen kann 

Während es für Desktop-Rechner meist etablierte Sicherheitsmaßnahmen gibt, um E-Mail-Weiterleitungen zu verhindern, werden Smartphones und Tablets oft übersehen. Mit einer MDM-Plattform können Unternehmen diese Lücke schließen. 

MDM-Lösungen können E-Mail-Weiterleitungen zwar nicht gänzlich unterbinden, bieten jedoch eine Reihe von Tools, um den E-Mail-Verkehr abzusichern. So lässt sich der unkontrollierte Austausch sensibler Daten auch auf mobilen Geräten wirksam einschränken

• Sichere Nutzung der nativen E-Mail-Apps: Mit einer guten MDM-Lösung können Mitarbeiter.innen die vertrauten E-Mail-Apps wie iOS Mail oder die Gmail App auf Android-Geräten sicher nutzen. So entsteht erst gar nicht der Bedarf, berufliche E-Mails an private Konten weiterzuleiten. Die MDM-Lösung sorgt dafür, dass alle E-Mails nach den Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens verarbeitet werden, ohne die gewohnte Nutzererfahrung zu beeinträchtigen.
  
  
• Sicherer E-Mail-Zugriff auf mobilen Geräten: MDM-Plattformen bieten die Möglichkeit, den Zugriff auf Unternehmens-E-Mails nur über verschlüsselte und sichere Verbindungen zuzulassen. Dadurch wird gewährleistet, dass geschäftliche E-Mails ausschließlich über autorisierte Apps oder Browser geöffnet werden können.
  
  
• Trennung von beruflichen und privaten Daten: Eine gute MDM-Lösung trennt geschäftliche und private Daten auf mobilen Geräten. Sollte ein.e Mitarbeiter.in dennoch ein privates E-Mail-Konto auf seinem/ihrem Gerät verwenden, verhindert das MDM, dass sensible Unternehmensdaten in den persönlichen Bereich gelangen.
  
  
• Remote-Kontrolle und Löschung: Sollte ein Gerät gestohlen oder verloren gehen, können Unternehmen über das MDM schnell reagieren und geschäftliche Daten aus der Ferne löschen, ohne das gesamte Gerät zu beeinträchtigen. So bleiben sensible Daten auch im Ernstfall geschützt.

Fazit: Prävention ist der Schlüssel

Die private Weiterleitung beruflicher E-Mails mag auf den ersten Blick harmlos erscheinen, kann jedoch ernsthafte Konsequenzen für die Mitarbeiter.innen und das Unternehmen haben.

Mit einer Mobile-Device-Management-Lösung wie Cortado MDM lässt sich dieses Risiko minimieren. Unternehmen können sicherstellen, dass sensible Daten stets geschützt bleiben und die Einhaltung von Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien gewährleistet ist.

In Zeiten, in denen Flexibilität und mobiles Arbeiten zunehmend an Bedeutung gewinnen, ist der Einsatz von MDM nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch des Datenschutzes – und damit eine essenzielle Maßnahme, um rechtliche und unternehmensbezogene Risiken zu minimieren.