Mobile Lösungen im Handwerk: So meistern Firmen die Herausforderungen beim Einsatz von Smartphones und Tablets 

Auch oder gerade im Handwerk sind Mitarbeiter.innen mit Handys unterwegs, koordinieren, telefonieren, rufen ihre Aufträge auf und dokumentieren. Einer, der sich mit mobilen Lösungen im Handwerk auskennt, ist Achim Maisenbacher, Geschäftsführer von MemoMeister GmbH, einem Anbieter von digitalen Projektakten. Viele Handwerksbetriebe setzen auf die Lösung von MemoMeister.  

Achim, magst du vielleicht in kurzen Worten euer Unternehmen und eure Lösung vorstellen?   

MemoMeister ist eine Lösung, um im Unternehmen Schluss zu machen mit Fotochaos und Zettelwirtschaft. Private Bilder, berufliche Fotos, Papier, Zettel, Formulare: Alles wird oft wild umhergeschickt, und am Ende sucht man lange nach seinen Dokumenten und findet nichts davon. Mit MemoMeister gehört das der Vergangenheit an. Man kann sich MemoMeister vereinfacht vorstellen wie die Galerie auf seinem Handy – aber strukturiert und kollaborativ. Alle Infos zu den Projekten befinden sich an einem Ort: auf dem Smartphone. Für die Administration und das angenehme Arbeiten am PC gibt es das Herzstück: Eine richtig gute Webanwendung. 

Wie seid ihr auf Cortado aufmerksam geworden?   

Wir haben viele Kunden, die ihren Mitarbeitern ein Smartphone zur Verfügung stellen oder bei denen Mitarbeiter das eigene Endgerät auch beruflich nutzen: BOYD – Bring dein eigenes Gerät mit. Cortado hat auf seiner Homepage einen Mustervertrag für die Mitarbeiter zum Umgang mit dem eigenen Smartphone zur Verfügung gestellt. Das ist für alle Handwerker und Baufirmen interessant.  

Wo sind die Berührungspunkte für unsere Lösungen?   

Mit MemoMeister kann man jeden Mitarbeiter in digitale Prozesse einbinden, sobald er ein Smartphone hat. Das sorgt für Entlastung im Alltag. Diese Apps, Zugänge, Daten auf den Smartphones müssen aber verwaltet werden. Unsere Kunden sind keine IT-Gurus und wollen nicht auf 10 Geräten Apps installieren, deinstallieren, neu konfigurieren etc. Deshalb brauchen sie dafür eine MDM-Lösung wie Cortado. 

Gibt es bereits gemeinsame Projekte?   

Nein. Noch nicht. Wir haben einige gemeinsame Kontakte, stehen aber am Anfang unserer Zusammenarbeit.  

Ihr habt viele Handwerks- und Baufirmen unter euren Kunden. Wie funktioniert eurer Erfahrung nach mobiles Arbeiten in diesen Branchen?   

Mobiles Arbeiten funktioniert hier sehr gut. Einfacher als mit uns geht es nicht, wenn man Struktur und Einfachheit kombiniert. Wichtig ist, dass in Unternehmen gemeinsame Spielregeln nötig sind. Unser Konzept basiert im Kern auf vorhandenen Konzepten (Mappen), ergänzt diese aber durch Smarte Labels, Versionierung und die Möglichkeit zur Echtzeitkommunikation. Eine Fotodokumentation hilft allen im Unternehmen. Und ausfüllbare versionierte PDFs aus einer gemeinsam Vorlagensammlung reduzieren die Zettelwirtschaft auf ein Minimum. Nebenbei wird es unmöglich, Infos und Zettel zu vergessen. 

Welche Aufgaben erledigen die Mitarbeiter mit ihren mobilen Geräten?   

Sie erstellen Fotos zu Situationen: Abnahmen, Mängel, Baubehinderung, Störungen, getane Leistungen für Social Media und vieles mehr. Viele dieser Fotos dienen dann durch ein integriertes Berichtsmodul dazu, Kunden und Partner zuverlässig und professionell zu informieren. Zusätzlich können Formulare verwendet werden. Rapportzettel, Regieberichte, Abnahmeprotokoll, Reisekosten, Urlaubsanträge u.v.a.m. werden von uns kostenlos und anpassbar zur Verfügung gestellt. 

Nutzen die Kunden Firmengeräte oder verwenden sie auch Privatgeräte?   

Das ist komplett durchmischt 

Welche Besonderheiten und Herausforderungen gibt es in der Handwerks- und Baubranche beim mobilen Arbeiten?   

Im Kern: Es ist eine Herausforderung, die Mitarbeiter motiviert mitzunehmen. Oft schleichen sich unkoordinierte Prozesse auf Zuruf ein. Wenn es so läuft, sind am Ende alle unglücklich: Die Mitarbeiter, weil das Unternehmen (der Chef) überlastet ist durch zu viel “kleinklein” im Alltag und der Chef, da er sich als „Mädchen für alles“ fühlt. Das ist aber nicht nötig und man kann das ziemlich einfach abstellen.  

Spielt für die Unternehmen der Datenschutz eine große Rolle?   

Natürlich! Mitarbeiter kommen und gehen, doch die Infos zu den Kunden müssen im Betrieb bleiben. Auch muss man sicherstellen, dass Kundendaten nicht im Privatbereich des Handys gespeichert sind. Das ist nämlich ein eindeutiger Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung und kann mit hohen Bußgeldern bestraft werden. Und wichtig ist auch, dass Unternehmen im Not-, also meist im Verlustfall, aus der Ferne den geschäftlichen Bereich auf dem Handy löschen können. Andernfalls könnten Fremde auf wichtige Informationen zugreifen. Und das kann dann richtig schlimm werden.  

Welche Apps werden eurer Erfahrung nach genutzt?  

Klar verwenden die Mitarbeiter WhatsApp oder ähnliches für z.B. den privaten Bedarf. Das ist auch in Ordnung. Was die Zusammenarbeit mit Kollegen angeht, ist es allerdings schädlich, denn man verliert den Überblick, wer wann was wem gesagt hat. Hinzu kommen unzählige Sprachnachrichten zu Projekten. Zusätzlich installieren viele ein Mail-Programm, einige nutzen magicplan für die Raumvermessung. Und Instagram und Facebook werden auch häufig verwendet. 

Haben die Firmen bereits ein Mobile-Device-Management-System im Einsatz, um ihre Geräte zu verwalten?   

Es gibt Unternehmen, die solch eine Lösung schon einsetzen. Viele Unternehmen haben hier aber noch Nachholbedarf. Sie können sich nicht selbst darum kümmern und brauchen eine einfache Lösung wie Cortado MDM.  

Wie wird sich mobiles Arbeiten eurer Einschätzung nach in dieser Branche entwickeln?   

Es ist klar die Zukunft. Die Unternehmen, die es schaffen mit Informationen professionell umzugehen, werden viele Vorteile haben. Es ist für Unternehmen wichtig, alle Themen und Projektfortschritte im Überblick zu haben: Welche Info kam von wem? Wer arbeitet aktuell am Projekt, wer ist informiert? All diese Informationen müssen Unternehmen in den Griff bekommen. 

Woran arbeitet ihr bei MemoMeister momentan? 

Wir veröffentlichen eine neue Webanwendung. Die 5 größten Betriebe speichern mehr als 100 000 Memos im Jahr. Das stellte uns in den letzten Monaten vor neue Anforderungen. Zusätzlich kommt damit ein neues DashBoard, um den Überblick zu behalten. Wer will, kann das alles direkt kostenlos ausprobieren. 

Auf unserer Webseite findet man viele ausfüllbare PDF-Formulare, wie Rapportzettel, Regiezettel, Abnahmeprotokoll und viel mehr zum kostenlosen Download. Natürlich kann man all diese PDFs in MemoMeister direkt verwenden – https://memomeister.com/digitale-formulare/  

Achim, euch viel Erfolg und vielen Dank für das Gespräch!