Die E-Mail im Zug beantworten, das Angebot im Café freigeben, die Präsentation im Homeoffice fertig machen: Firmendaten sind heute überall dabei, wo das Smartphone ist, und landen immer öfter auch in KI-Apps. Wo die Lücken typischerweise liegen und wie Sie sie mit wenig Aufwand schließen, zeigen diese fünf Tipps aus unserem Praxisguide „Sicher mobil. Von Device bis KI.“
Mobiles Arbeiten ist nicht per se riskant. Riskant wird es, wenn Geräte, Apps und Daten ohne klare Regeln genutzt werden. In der Praxis sind es selten spektakuläre Angriffe, sondern immer wieder dieselben Lücken: ein Gerät, das niemand auf dem Schirm hat, ein überfälliges Update, eine KI-App, die nie freigegeben wurde.
1. Unbekannte Geräte: Was Sie nicht kennen, können Sie nicht schützen
Die erste Lücke ist oft die einfachste: Es gibt keinen vollständigen Überblick, welche Smartphones und Tablets im Einsatz sind, wem sie gehören und wie sie eingerichtet wurden. Die Geräteliste lebt in einer Tabelle, WLAN- und E-Mail-Zugänge werden per Zettel oder Chat weitergegeben, und beim Austritt bleibt das Firmenkonto noch Wochen auf dem Gerät.
Tipp: Machen Sie die Lücke sichtbar. Exportieren Sie alle Geräte, die sich in den letzten 30 Tagen an Ihrem E-Mail-System angemeldet haben, und vergleichen Sie sie mit Ihrer Inventarliste. Die Differenz zeigt, wie viele Geräte Sie heute nicht kennen. Danach gilt: alle iOS-, iPadOS-, macOS- und Android-Geräte zentral erfassen, neue Geräte per Zero-Touch einrichten und beim Austritt Zugänge und Firmendaten am selben Tag entfernen.
2. Ungeschützte Endpunkte: Jedes Gerät ist ein Eingang ins Firmennetz
Die Code-Sperre ist freiwillig, Updates hängen Monate hinterher. Dabei werden laut BSI im Schnitt 119 neue Software-Schwachstellen pro Tag bekannt.¹ Und geht ein Gerät verloren, weiß oft niemand, wen man anruft.
Tipp: Geben Sie allen eine Notfallkarte fürs Portemonnaie oder drucken Sie die Notfall-Nummer der IT auf die Rückseite des Firmenausweises. Mit dem Handy ist unterwegs sonst auch die Nummer weg. Technisch gehören Code-Sperre, Verschlüsselung und eine feste Frist für Updates zur Pflicht, und verlorene Geräte müssen sich aus der Ferne sperren, orten und löschen lassen.
3. Fehlende Nachweise: Sicherheit muss man belegen können
Viele Unternehmen haben gute Maßnahmen, können sie aber nicht nachweisen. Die Regeln stehen in einer E-Mail von vor drei Jahren, und vor dem Audit werden Nachweise tagelang zusammengesucht. NIS-2, BSI IT-Grundschutz und DSGVO verlangen aber, dass Sie zeigen können, was gilt und dass es eingehalten wird.
Tipp: Legen Sie eine Tabelle mit drei Spalten an: Anforderung, Maßnahme, Nachweis. Sie zeigt Lücken sofort und erspart im nächsten Audit viel Sucherei. Setzen Sie die Regeln außerdem technisch im MDM um, damit der Compliance-Status jedes Geräts jederzeit abrufbar ist.
4. Vermischte Daten: Firmendaten bleiben Firmendaten, private Daten bleiben privat
Wo Mitarbeitende private Geräte nutzen oder Diensthandys privat verwenden dürfen, treffen zwei Welten aufeinander. Firmen-E-Mails landen in privaten Apps, und Mitarbeitende fürchten, dass die IT private Fotos und Nachrichten sieht.
Tipp: Halten Sie die Spielregeln in einer Nutzungsvereinbarung fest: was auf dem Gerät erlaubt ist, welche Daten die IT sehen kann und was beim Austritt passiert. Das schafft Rechtssicherheit und Vertrauen. Technisch trennt ein Arbeitsprofil Firmen- und Privatdaten. Cortado stellt Mustervereinbarungen für Firmengeräte und BYOD bereit.
5. Schatten-KI: Firmendaten in der KI? Nur, wenn die Richtlinie es erlaubt
Laut einer Befragung des IW nutzen 29 % der Beschäftigten, die im Job KI einsetzen, Tools, die der Arbeitgeber nicht bereitstellt.² Kundendaten landen so in kostenlosen KI-Chats. Ein Verbot hilft wenig, die Nutzung wandert dann ins Private.
Tipp: Erst erlauben, dann begrenzen. Starten Sie mit einer freigegebenen KI-Lösung für alle und regeln Sie dann in einer KI-Richtlinie, was nicht erlaubt ist. Wer eine gute Alternative hat, braucht keine Schatten-KI. Und: Der EU AI Act verlangt, dass Mitarbeitende im Umgang mit KI geschult sind.
Wo steht Ihr mobiler Arbeitsplatz?
Diese fünf Tipps sind ein Ausschnitt. Unser Praxisguide „Sicher mobil. Von Device bis KI.“ geht jedem Bereich auf einer Doppelseite nach, mit typischen Lücken aus der Praxis und je acht Checkpunkten zum Abhaken. Am Ende zeigt der Selbstcheck mit Ampel, wo Sie heute stehen, und nennt die nächsten drei Schritte. Bei Gelb oder Rot gehen unsere Expert.innen die Liste in einem kostenlosen MDM-Sicherheitscheck mit Ihnen durch.
Der Praxisguide „Sicher mobil. Von Device bis KI.“ prüft jeden Bereich mit je acht Checkpunkten. Der Selbstcheck mit Ampel zeigt, wo Sie stehen, und nennt die nächsten drei Schritte. Bei Gelb oder Rot gehen unsere Expert.innen die Liste in einem kostenlosen MDM-Sicherheitscheck mit Ihnen durch.
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Quellen
- BSI: Die Lage der IT-Sicherheit in Deutschland 2025, Berichtszeitraum 1. Juli 2024 bis 30. Juni 2025 https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Publikationen/Lageberichte/Lagebericht2025_Achtseiter.pdf?__blob=publicationFile&v=7
- IW-Kurzbericht Nr. 63/2026: Schatten-KI – Beschäftigte sind schneller als ihre Betriebe. Repräsentative Befragung von knapp 5.000 Beschäftigten im März/April 2026, veröffentlicht am 19.09.2026. Zur Studie