Was bedeutet Smart Office und welche Rolle spielen Mobile Device Management, der Kiosk-Modus sowie Smart Office Apps?
Mittlerweile hat sich das Konzept des „Smart Office“ zu einem zentralen Bestandteil vieler Arbeitsumgebungen entwickelt. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff, und welche Technologien spielen eine entscheidende Rolle dabei? In diesem Artikel beleuchten wir die Bedeutung von Tablets und Smartphones, den Kiosk-Modus – beziehungsweise Blockierungsmodus – und Mobile Device Management (MDM). Außerdem werfen wir einen Blick auf Smart Office Apps.
Was ist ein Smart Office?
Die Smart Office Definition: Ein Smart Office ist eine Arbeitsumgebung, die durch die Integration fortschrittlicher Technologien optimiert wird, um Effizienz, Produktivität und Flexibilität zu steigern. Hierzu gehören vernetzte Geräte, automatisierte Systeme und datengetriebene Entscheidungen, die zusammenwirken, um die Arbeitserfahrung zu verbessern.
Merkmale eines Smart Office
Typische Merkmale eines Smart Office umfassen:
- Vernetzte Geräte und IoT: Geräte und Systeme, die miteinander kommunizieren, um Vorgänge, wie z.B. Belüftung oder Klimasteuerung zu automatisieren und zu optimieren.
- Mobile Arbeitslösungen: Der Einsatz von Smartphones und Tablets ermöglicht es Mitarbeitern, jederzeit und überall produktiv zu sein.
- Datenanalyse und KI: Die Nutzung von Datenanalysen und künstlicher Intelligenz, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Bedeutung von Tablets und Smartphones
Tablets und Smartphones sind zentrale Bestandteile eines Smart Office. Hier sind einige der Vorteile:
- Flexibilität: Mitarbeiter können von überall arbeiten, was besonders in Zeiten von Remote Work und Homeoffice wichtig ist.
- Produktivität: Moderne Apps und Tools ermöglichen es, Aufgaben effizienter zu erledigen.
- Kommunikation: Schnelle und unkomplizierte Kommunikation durch Messaging-Apps, Videoanrufe und kollaborative Plattformen.
Kiosk-Modus und Blockierungs-Modus
Der Kiosk-Modus, auch bekannt als Blockierungs-Modus, ist eine Funktion, die Geräte auf die Nutzung bestimmter Anwendungen oder Funktionen beschränkt. Dies ist besonders in Smart Offices nützlich, um Sicherheit und Produktivität zu gewährleisten. Der Betrieb der Geräte im Kiosk- bzw. Blockierungs-Modus ist nur möglich, wenn die Geräte über ein MDM-System verwaltet werden.
- Öffentliche Bereiche: Tablets in Empfangsbereichen oder Konferenzräumen, die nur bestimmte Funktionen wie die Besucherregistrierung oder die Buchung von Besprechungsräumen erlauben. Außerdem lassen sich über Tablets im Kiosk- bzw. Blockierungs-Modus Funktionen wie Licht, Heizung, Klimaanlage, Schließanlage oder ähnliches zentral steuern.
- Schulung und Präsentationen: Geräte, die nur auf spezifische Schulungsinhalte oder Präsentationsmaterialien zugreifen können. Hierdurch wird ein Zweckentfremden durch die Auszubildenden verhindert. Es stehen lediglich die benötigten und für den Einsatzzweck gewünschten Apps zur Verfügung.
Mobile Device Management (MDM)
MDM spielt eine entscheidende Rolle im Smart Office, indem es die Verwaltung und Sicherung aller mobilen Geräte im Netzwerk ermöglicht. Mit dem MDM kann man einen Blockierungs-Modus, auch Kiosk-Modus aktivieren, der dafür sorgt, dass auf dem entsprechenden Gerät ausschließlich die dafür vorgesehenen Apps genutzt werden können, z.B. zur Steuerung des Lichts, der Heizung oder der Klimaanlage.
Zu den Hauptfunktionen von MDM gehören:
- Geräteverwaltung: Zentralisierte Kontrolle über alle Geräte, einschließlich der Installation von Updates und Apps.
- Sicherheit: Schutz vor Datenverlust und Cyberangriffen durch Verschlüsselung und Remote-Wipe-Funktionen.
- Compliance: Sicherstellung, dass alle Geräte den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Smart Office: Praktische Anwendungen und Nutzen
Ein Smart Office, das auf Tablets, Smartphones und effektives MDM setzt, kann erhebliche Vorteile bieten:
- Steigerung der Effizienz: Durch automatisierte Prozesse und sofortigen Zugriff auf notwendige Ressourcen können Mitarbeiter schneller und effektiver arbeiten.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Mobile Geräte und cloudbasierte Apps fördern die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Teams.
- Erhöhte Sicherheit: Durch den Einsatz von MDM und Kiosk-Modus können sensible Unternehmensdaten besser geschützt werden.
Typische Smart Office Apps
Typische Smart Office Apps sind Anwendungen, die darauf abzielen, die Effizienz und Produktivität in modernen Arbeitsumgebungen zu steigern. Hier sind einige Beispiele für solche Apps:
Kommunikations- und Kollaborations-Apps
- Slack: Eine Plattform für Echtzeitkommunikation und Zusammenarbeit. Ermöglicht das Erstellen von Kanälen für verschiedene Projekte und Teams.
- Microsoft Teams: Ein zentraler Hub für Teamarbeit, der Chat, Meetings, Notizen und Anhänge integriert.
- Zoom: Eine Videokonferenzsoftware, die sich ideal für virtuelle Meetings eignet.
Projektmanagement-Apps
- Trello: Eine visuelle Projektmanagement-Software, die Kanban-Boards verwendet, um Aufgaben und Projekte zu organisieren.
- Asana: Ein Tool, das Teams hilft, ihre Arbeit zu planen, zu organisieren und zu verfolgen.
- Monday.com: Ein flexibles Projektmanagement-Tool, das Teams ermöglicht, Workflows anzupassen und Projekte effizient zu managen.
Produktivitäts-Apps
- Evernote: Eine App zur Notizenverwaltung, die es ermöglicht, Textnotizen, Audioaufnahmen und Bilder zu speichern und zu organisieren.
- Google Workspace: Ein Paket von Produktivitäts- und Kollaborations-Tools, einschließlich Google Docs, Google Sheets und Google Drive.
- Notion: Ein All-in-One-Workspace für Notizen, Aufgaben, Projekte und Datenbanken.
Automatisierungs- und Integrations-Apps
- Zapier: Eine Plattform, die es ermöglicht, verschiedene Apps und Dienste zu verbinden und Arbeitsabläufe zu automatisieren.
- IFTTT (If This Then That): Ein Dienst, der es Nutzern erlaubt, automatisierte Verbindungen zwischen verschiedenen Apps und Geräten herzustellen.
Sicherheits- und Verwaltungs-Apps
- Cortado MDM: Eine Lösung für das Mobile Device Management, die die Verwaltung und Sicherheit von mobilen Geräten in Unternehmen erleichtert.
- LastPass: Ein Passwort-Manager, der hilft, Passwörter sicher zu speichern und zu verwalten.
- Okta: Eine Identitäts- und Zugriffsmanagement-Plattform, die Single Sign-On (SSO) und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) bietet.
Eine weitere nützliche Smart Office App ist ezeep zur Vereinfachung des Druckens in Büroumgebungen.
Fazit
Smart Office ist die Zukunft des modernen Arbeitsplatzes. Durch den Einsatz von Tablets und Smartphones, den Kiosk-Modus und Mobile Device Management können Unternehmen eine produktivere, flexiblere und sicherere Arbeitsumgebung schaffen. Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, diese Technologien zu integrieren und die Vorteile eines Smart Office zu nutzen.
An dieser Stelle wollen wir Uwe Hörmann von der Unternehmensberatung Roland Berger zitieren, weil uns diese Aussage gut gefällt: „Das Smart Office ist ein datenzentrierter Raum, in dem Mitarbeiter sich wohl fühlen sowie gesund, flexibel und produktiv bleiben können.“