Ein Großteil der Weltbevölkerung nutzt heutzutage WhatsApp und auch für Unternehmen eröffnen sich durch das WhatsApp Unternehmenskonto einige Vorteile. Allerdings stehen der Nutzung datenschutzrechtliche Probleme entgegen. Wie Sie diese lösen und sicher mit Ihrem WhatsApp Unternehmenskonto kommunizieren können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Warum sollten Sie WhatsApp Business nutzen
Laut Statista nutzen 94% der 15-25-Jährigen in Deutschland WhatsApp und ganze 2 Milliarden Menschen weltweit. Nutzt man die Plattform, erreicht man also einige, die sich dort schon auskennen und mit der App vertraut sind. Die Kund.innen sind entspannter unterwegs und nur wenige müssen sich eine zusätzliche Anwendung herunterladen. Dadurch sinkt die Hemmschwelle, den Kontakt mit Ihrem Unternehmen aufzunehmen oder auch Gespräche zu führen. Da WhatsApp die gewerbliche Nutzung vollständig ausschließt, muss auf die WhatsApp Business App zurückgegriffen werden. Doch als Unternehmen sollten Sie auf ein paar Dinge Acht geben, um der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu entsprechen.
Was ist der Unterschied zwischen WhatsApp und WhatsApp Business?
Die WhatsApp Business App ist eine spezialisierte Version der Standard-WhatsApp-Anwendung, die sich insbesondere an kleinere Unternehmen richtet. Während sie grundlegend dieselben Funktionen wie die herkömmliche WhatsApp-Version bietet, unterstützt die Business-Variante Firmen durch zusätzliche Tools und Funktionen. Unternehmen können beispielsweise Kurzlinks erstellen, die es Kund.innen ermöglichen, direkt im Chat Kontakt aufzunehmen, ohne eine Telefonnummer speichern zu müssen. Weitere nützliche Features sind automatisierte Abwesenheits- und Begrüßungsnachrichten sowie Kurzbefehle für vorgefertigte Mitteilungen. Der Wechsel von der Standard- zu der Business-Version ist nahtlos möglich, wobei alle Kontakte und Chats übernommen werden können.
Beide WhatsApp-Versionen lassen sich parallel auf einem Smartphone nutzen, wobei für jede Version eine eigene Handynummer benötigt wird. Hierbei ist es nicht zwingend erforderlich, zwei SIM-Karten zu verwenden, da für WhatsApp Business auch eine Festnetznummer eingerichtet werden kann.
Wechseln zwischen zwei WhatsApp-Konten: Neu ist die Möglichkeit, zwei verschiedene WhatsApp-Konten innerhalb einer App auf einem Gerät zu verwalten. Diese Funktion, die speziell entwickelt wurde, um berufliche von privaten Kontakten zu trennen, verringert das Risiko, Nachrichten im falschen Chat zu posten. Für das zweite Konto wird eine separate Telefonnummer benötigt, die durch eine zweite SIM-Karte, Multi-SIM oder eSIM bereitgestellt werden kann. Diese Neuerung steigert den Komfort und die Sicherheit bei der Nutzung von WhatsApp, da man nicht mehr zwei Geräte für unterschiedliche Nummern benötigt. Jedes Konto lässt sich mit individuellen Einstellungen für Privatsphäre und Benachrichtigungen konfigurieren.
Zusätzlich zu diesen Optionen gibt es noch die WhatsApp Business Plattform, die speziell für mittelgroße bis große Unternehmen konzipiert ist und erweiterte Funktionen bietet, jedoch nicht vollständig kostenfrei ist.
Wie funktioniert WhatsApp Business?
Um die WhatsApp Business App zu nutzen, muss diese
- Heruntergeladen werden
- Einen WhatsApp Unternehmenskonto erstellt werden
- Das Business Profil eingerichtet werden
Das Herunterladen der App funktioniert wie bei anderen auch. Gehen Sie in den entsprechenden Store, suchen Sie die App und installieren Sie sie.
Ein WhatsApp Unternehmenskonto mit der WhatsApp Business App erstellen
Um ein WhatsApp Unternehmenskonto zu erstellen, müssen die Nutzungsbedingungen akzeptiert werden. Die Nutzungsbedingungen autorisieren WhatsApp unter anderem, personenbezogene Daten zu verarbeiten und auf das Adressbuch des Telefons zuzugreifen. Wie die WhatsApp Business App dennoch DSGVO-konform genutzt werden kann, wird in diesem Artikel beschrieben.
Weiterhin muss, um ein Unternehmenskonto zu erstellen, die Rufnummer des Unternehmens angeben und der daraufhin erhaltenen Bestätigungscode eingeben werden. Ist die angegebene Nummer eine Festnetznummer, so wird die Nummer per Anruf verifiziert. Danach kann der Name des Unternehmens angeben und ein Profil erstellt werden.
Was kann ein WhatsApp Unternehmenskonto?
Nachdem der WhatsApp Unternehmensaccount erstellt wurde, kann mit der Bearbeitung des Profils begonnen werden. Dieses kann wichtige Angaben enthalten wie den Namen, die Branche, Öffnungszeiten und weitere Kontaktmöglichkeiten. Außerdem besteht die Möglichkeit, über die Facebook-Seite eine Synchronisation mit WhatsApp Business zu erstellen, sodass die Unternehmensinformationen immer gleich sind.
Ein verifizierter WhatsApp Unternehmensaccount ermöglicht es mit den jeweiligen Kund.innen zu chatten. Die Verifizierung kann bei WhatsApp beantragt werden und versieht das Konto mit dem Zusatz „Unternehmenskonto“ oder „offizielles Unternehmenskonto“. Letzteres verhilft dem Konto ebenfalls zu einem grünen Häkchen, welches laut WhatsApp bedeutet „dass das Unternehmen eine bekannte Persönlichkeit, Marke oder Organisation repräsentiert, nach der im Internet oft gesucht wird“.
Mit dem angelegten Unternehmensprofil können nun Textbausteine erstellt werden, die beliebig häufig verwendet werden können und Nachrichten automatisieren.
WhatsApp und WhatsApp Business gleichzeitig nutzen
Die beiden WhatsApp-Versionen gleichzeitig zu nutzen, ist natürlich möglich. Dazu braucht es kein zusätzliches Smartphone, sondern lediglich eine Rufnummer oder ein Dual-SIM-Smartphone. Dadurch, dass sowohl WhatsApp als auch WhatsApp Business eine eigene App haben und sich die Profile damit nicht überschneiden, können beide Anwendungen auf einem Endgerät installiert werden. Für ein Dual-SIM-Smartphone funktioniert die gleichzeitige Nutzung folgendermaßen:
Zuerst muss klar sein, mit welcher Rufnummer normalerweise WhatsApp genutzt wird. Danach müssen Sie die WhatsApp Business App herunterladen, die ungenutzte Rufnummer der anderen SIM-Karte angeben und am Ende bestätigen. Nun können beide Apps genutzt werden.
Wenn es sich um kein Dual-SIM-Smartphone handelt, muss ebenfalls die WhatsApp Business App heruntergeladen werden. Allerdings wird bei der Registrierung anstatt einer zweiten mobilen Rufnummer die Festnetznummer des Unternehmens angegeben und durch einen Anruf bestätigt.
WhatsApp Business Plattform
Zusätzlich zu der WhatsApp Business App gibt es noch die WhatsApp Business Plattform. Diese bietet zusätzliche Funktionen, die speziell auf mittlere bis große Unternehmen zugeschnitten sind. Allerdings ist die WhatsApp Business Plattform nicht komplett kostenlos und der Zugang kann komplizierter sein. Datentechnisch gesehen ist diese jedoch sicherer als die anderen beiden Optionen, da für die Plattform keine App notwendig ist. Stattdessen wird das WhatsApp Unternehmenskonto zusammen mit einem Marketing Tool genutzt, sodass letzteres das Versenden der Nachrichten übernimmt. Somit werden personenbezogene Daten nicht von WhatsApp, sondern dem entsprechendem Drittanbieter gespeichert.
WhatsApp Business Kosten
Die WhatsApp Business App ist kostenlos. Hingegen ist die WhatsApp Business Plattform teilweise kostenpflichtig. Kostenlose Nutzung umfasst die ersten 1000 Gespräche pro Monat oder wenn Kunden das Unternehmen über spezifische Links oder Buttons auf Plattformen wie Facebook kontaktieren. Danach errechnen sich die Preise (Stand 08/2022) wie folgt:
WhatsApp berechnet die Kosten für die Business Plattform basierend darauf, ob Gespräche vom Unternehmen oder vom Benutzer.in initiiert werden. Die Berechnung beginnt mit der ersten Nachricht des Unternehmens und ermöglicht für 24 Stunden den unbegrenzten Versand von Nachrichten. Anschließend startet ein neuer Abrechnungszeitraum. Die Kosten variieren je nach dem Länderkennzeichen der Benutzer.in und sind auf der WhatsApp-Website einsehbar. Hier zwei Beispiele:
1. Konversation mit einem.r Verbraucher.in mit einem deutschen Länderkennzeichnen:
Geht die Konversation vom Unternehmen aus, werden 0.1131€ pro Gespräch fällig.
Geht die Konversation vom.von der Verbraucher.in aus werden 0.0679€ pro Gespräch fällig.
2. Konversation mit einem.r Verbraucher.in mit einem niederländischen Länderkennzeichnen:
Geht die Konversation vom Unternehmen aus, werden 0.1230 € pro Gespräch fällig.
Geht die Konversation vom.von der Verbraucher.in aus werden 0.0738€ pro Gespräch fällig.
Warum Datenschutz und WhatsApp Business im Konflikt stehen
Der Zugriff von WhatsApp auf das Adressbuch kann für Unternehmen ein Datenschutzproblem darstellen. Personen, die bereits WhatsApp nutzen und von sich aus den Kontakt zum Unternehmen suchen, stimmen in der Regel den Datenschutzbestimmungen der App zu. Wenn jedoch Kontakte im Adressbuch des Unternehmens stehen, die nicht ausdrücklich ihre Zustimmung gegeben haben oder die App nicht nutzen, entsteht ein Konflikt mit den Datenschutzrichtlinien. Es ist essenziell, die Einwilligung jedes Kontakts zu erhalten, bevor WhatsApp Zugriff auf ihre Daten gewährt wird, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden.
Datenschutzkonforme Nutzung von Whatsapp Unternehmenskontos
Eine Option wäre, WhatsApp komplett zu meiden, aber aufgrund seiner Beliebtheit ist dies oft keine praktikable Lösung. Eine Alternative besteht in der Verwendung eines Business Containers mithilfe eines Mobile Device Management Systems. Dieser trennt geschäftliche und private Daten und ermöglicht eine kontrollierte und sichere Nutzung von WhatsApp Business.
Mit diesem System können Administrator.innen festlegen, welche Apps auf dienstlichen Geräten installiert werden dürfen. Außerdem können Administrator.innen direkt voreinstellen, was die WhatsApp App auf dem Gerät darf.
Durch die Trennung der Datenbereiche können Unternehmen die DSGVO-Konformität sicherstellen. Es ist wichtig, transparent mit Kunden umzugehen, deren Zustimmung zur Datenverarbeitung einzuholen und sicherzustellen, dass WhatsApp Business nur auf Kontakte zugreifen kann, die bereits WhatsApp nutzen. Dadurch kann WhatsApp Business datenschutzkonform eingesetzt werden.
Weitere Informationen, wie Sie Smartphones und Tablets DSGVO-konform einsetzen, finden Sie in diesem White Paper.