WhatsApp Business: Was kann die Business-Version von WhatsApp und worauf müssen Unternehmen achten

Ein Großteil der Weltbevölkerung nutzt heutzutage WhatsApp und auch Unternehmen sind dadurch einige Vorteile geboten. Allerdings stehen der Nutzung datenschutzrechtliche Probleme entgegen. Wie Sie diese lösen und sicher mit ihren Kunden kommunizieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Warum sollten Sie WhatsApp Business nutzen

Laut Statista nutzen 94% der 15-25-Jährigen in Deutschland WhatsApp und ganze 2 Milliarden Menschen weltweit. Nutzt man die Plattform, erreicht man also einige, die sich dort schon auskennen und mit der App vertraut sind. Die Kund.innen sind entspannter unterwegs und nur wenige müssen sich eine zusätzliche Anwendung herunterladen. Dadurch sinkt die Hemmschwelle, den Kontakt mit Ihrem Unternehmen aufzunehmen oder auch Gespräche zu führen. Da WhatsApp die gewerbliche Nutzung vollständig ausschließt, muss auf die WhatsApp Business App zurückgegriffen werden. Doch als Unternehmen sollten Sie auf ein paar Dinge Acht geben, um der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu entsprechen.

Was ist der Unterschied zwischen WhatsApp und WhatsApp Business?

Die WhatsApp Business App ist eine Variante von WhatsApp und bietet grundsätzlich dieselben Funktionen. Der Unterschied zwischen WhatsApp und WhatsApp Business besteht darin, dass in der Business-Version kleinere Unternehmen bei ihrer Kommunikation unterstützt werden, indem diese einen eigenen WhatsApp Unternehmensaccount erstellen. Dadurch werden dem Unternehmen zusätzliche Funktionen geboten, die WhatsApp nicht hat.

Zum Beispiel kann ein Kurzlink erstellt werden, der es Leuten ermöglicht, direkt im Chat mit dem entsprechenden Unternehmen zu kommunizieren, anstatt zusätzlich eine Nummer einspeichern zu müssen. Zudem können Abwesenheits- und Begrüßungs-Nachrichten eingerichtet werden sowie Kurzbefehle, die bestimmte, vorher fertiggestellte Nachrichten versenden. Es ist jederzeit möglich, von der Standardversion in die Business-Version zu wechseln und auch alle Kontakte sowie Chats zu übernehmen.

Beide Versionen können außerdem zeitgleich auf dem Smartphone zur Verfügung stehen. Obwohl dann zwei Handynummern aktiv sind, ist es nicht nötig, zwei SIM-Karten im Handy zu haben, es kann auch ein Account über eine Festnetznummer eingerichtet werden.

Eins noch: Es gibt tatsächlich zwei verschiedene WhatsApp-Business-Versionen. Einmal die hier beschriebene WhatsApp Business App für kleinere Unternehmen und die WhatsApp Business Platform für mittlere bis große Unternehmen.

Wie funktioniert WhatsApp Business?

Um Die WhatsApp Business App zu nutzen, müssen Sie diese

1. Herunterladen
2. Einen WhatsApp Unternehmensaccount erstellen
3. Das Business Profil einrichten

Das Herunterladen der App funktioniert wie bei anderen auch. Sie gehen in den entsprechenden Store, suchen die App und installieren sie.

WhatsApp Business einrichten

Einen WhatsApp Unternehmensaccount mit der WhatsApp Business App erstellen

Um einen WhatsApp Unternehmensaccount zu erstellen, müssen Sie die Nutzungsbedingungen akzeptieren. Die Nutzungsbedingungen autorisieren WhatsApp unter anderem, personenbezogene Daten zu verarbeiten und auf das Adressbuch des Telefons zuzugreifen. Wie Sie die WhatsApp Business App dennoch DSGVO-konform nutzen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Weiterhin müssen Sie, um einen Account zu erstellen, die Rufnummer ihres Unternehmens angeben und den daraufhin erhaltenen Bestätigungscode eingeben. Ist die von ihnen angegebene Nummer eine Festnetznummer, so wird ihre Nummer per Anruf verifiziert. Danach können Sie den Namen ihres Unternehmens angeben und ein Profil erstellen.

Was kann ein WhatsApp Unternehmensaccount?

Nachdem Sie Ihren WhatsApp Unternehmensaccount erstellt haben, können Sie mit der Bearbeitung ihres Profils beginnen. Dieses kann wichtige Angaben enthalten wie den Namen, die Branche, Öffnungszeiten und weitere Kontaktmöglichkeiten. Außerdem besteht die Möglichkeit, über die Facebook-Seite eine Synchronisation mit WhatsApp Business zu erstellen, sodass die Unternehmensinformationen immer gleich sind.

Ein verifizierter WhatsApp Unternehmensaccount ermöglicht es Ihnen mit Ihren Kunden zu chatten. Die Verifizierung kann bei WhatsApp beantragt werden und versieht Ihr Konto mit dem Zusatz „Unternehmenskonto“ oder „offizielles Unternehmenskonto“. Letzteres verhilft Ihrem Konto ebenfalls zu grünen Häkchen, welche laut WhatsApp bedeuten „dass das Unternehmen eine bekannte Persönlichkeit, Marke oder Organisation repräsentiert, nach der im Internet oft gesucht wird“. 

Mit dem angelegten Unternehmensprofil können Sie nun Textbausteine erstellen, die sie öfter verwenden wollen und Nachrichten automatisieren. 

WhatsApp und WhatsApp Business gleichzeitig nutzen

Die beiden WhatsApp-Versionen gleichzeitig zu nutzen, ist natürlich möglich. Sie brauchen also kein zusätzliches Smartphone, um WhatsApp Business zu nutzen, sondern lediglich eine Rufnummer oder ein Dual-SIM-Smartphone. Dies ist möglich, da sowohl WhatsApp als auch WhatsApp Business eine eigene App haben und sich die Profile damit nicht überschneiden. Sollten Sie ein Dual-SIM-Smartphone besitzen, funktioniert die gleichzeitige Nutzung folgendermaßen:

Zuerst einmal vergewissern Sie sich, mit welcher Rufnummer Sie normalerweise WhatsApp nutzen. Danach laden Sie die WhatsApp Business App herunter und geben die ungenutzte Rufnummer der anderen SIM-Karte an und bestätigen diese. Nun können Sie beide Apps nutzen. Besitzen Sie kein Dual-SIM-Smartphone, laden Sie dennoch die WhatsApp Business App zusätzlich herunter. Allerdings geben Sie bei der Registrierung anstatt einer zweiten mobilen Rufnummer die Festnetznummer ihres Unternehmens an und bestätigen diese, indem Sie den Anruf annehmen.

WhatsApp Business Plattform

Zusätzlich zu der WhatsApp Business App gibt es noch eine WhatsApp Business Plattform. Diese bietet noch ein paar zusätzliche Funktionen, da sie auf mittlere bis große Unternehmen zugeschnitten ist, dafür ist sie aber auch nicht ganz kostenlos und der Zugriff ist schwieriger. Datentechnisch gesehen ist diese jedoch sicherer als die anderen beiden Optionen, da für sie keine App notwendig ist. Stattdessen wird der WhatsApp Unternehmensaccount zusammen mit einem Marketing Tool genutzt, sodass letzteres das Versenden der Nachrichten übernimmt. Somit werden personenbezogene Daten nicht von WhatsApp, sondern dem entsprechendem Drittanbieter gespeichert.

WhatsApp Business Kosten

Die WhatsApp Business App lässt sich kostenlos herunterladen und nutzen.  

Die WhatsApp Business Platform ist nur bedingt kostenlos. Kostenlos sind die ersten 1000 Gespräche jeden Monat und wenn Verbraucher.innen das Unternehmen über einen Link kontaktieren, welcher direkt zu WhatsApp führt, oder auch wenn diese einem call-to-action Knopf auf Facebook folgen. Danach errechnen sich die Preise (Stand 08/2022) wie folgt:  

Für die Berechnung teilt WhatsApp die Gespräche in vom Benutzer initiierte Gespräche und vom Unternehmen ausgehende Gespräche ein. Ein solches Gespräch gilt ab der ersten Nachricht des Unternehmens, selbst wenn der Erstkontakt vom Verbraucher. von der Verbraucherin ausgeht. Ab diesem Zeitpunkt können über 24 Stunden beliebig viele Nachrichten versendet werden. Danach beginnt ein neuer Rechnungszeitraum. 

Die weiteren Kosten werden pro Gespräch berechnet und sind abhängig von dem Länderkennzeichen des.der Benutzers.Benutzerin. Die Preisangaben sind auf der WhatsApp Seite in verschiedenen Währungen zu finden. Hier zwei Beispiele: 

1. Konversation mit einem.r Verbraucher.in mit einem deutschen Länderkennzeichnen: 

• Geht die Konversation vom Unternehmen aus, werden 0.1131€ pro Gespräch fällig. 

• Geht die Konversation vom.von der Verbraucher.in aus werden 0.0679€ pro Gespräch fällig. 

2. Konversation mit einem.r Verbraucher.in mit einem niederländischen Länderkennzeichnen: 

• Geht die Konversation vom Unternehmen aus, werden 0.1230 € pro Gespräch fällig. 

• Geht die Konversation vom.von der Verbraucher.in aus werden 0.0738€ pro Gespräch fällig. 

Warum Datenschutz und WhatsApp Business im Konflikt stehen

Normalerweise darf WhatsApp auf das Adressbuch des Nutzers zugreifen und auch personenbezogene Daten verarbeiten. Da Unternehmen sich aber an den Datenschutz halten müssen, ist dies problematisch, denn sie müssten vorher alle Kontakte des Adressbuchs fragen, ob das in Ordnung ist.

Sind nur Leute im Adressbuch eingetragen, die zuvor auch schon WhatsApp genutzt und das Unternehmen eigenständig kontaktiert haben, so mussten diese den Bedingungen schon vorher zustimmen. Ist dies allerdings nicht der Fall, also stehen Personen im Adressbuch, die kein WhatsApp haben oder vom Unternehmen zuerst über den Messenger kontaktiert wurden, so kann man nicht sicher sein, ob diese tatsächlich den Bedingungen von WhatsApp zu stimmen. Hat man diese Kontakte dennoch im Adressbuch und gewährt WhatsApp Zugriff darauf, verletzt man die aktuellen Datenschutzvorgaben.

Möglichkeiten mit der WhatsApp Business App umzugehen

Das Einfachste wäre es, WhatsApp gänzlich als Kommunikationsmittel auszuschließen. Da die Vorteile des Instant Messagings groß sind und viele Kund.innen WhatsApp schon nutzen, ist das nicht sehr sinnvoll. Außerdem könnte das zu Nachteilen im Bereich der Kommunikation gegenüber anderen Unternehmen führen.

Die zweite Möglichkeit ist die Erstellung eines sogenannten Business Containers. Sowohl für iOS (iPhone und iPad) sowie für Android-Smartphones und -Tablets ist dies mit Hilfe eines Mobile Device Management Systems möglich. Ein solcher Business Container trennt die geschäftlichen von den privaten Daten. WhatsApp Business, im geschäftlichen Bereich installiert, kann dann auch nur auf Kontakte in diesem Bereich zugreifen. Für Kontakte in diesem Bereich müsste dann die Zustimmung für die Whatsapp Nutzung eingeholt werden. Die privaten Kontakte sind für WhatsApp Business nicht zu erreichen.

Genau andersherum ist dies für die WhatsApp App der Fall, die ggf. im privaten Bereich installiert ist, diese kann nicht auf geschäftliche Daten zugreifen. So kann auch WhatsApp Business vollständig der Zugriff auf Kontakte untersagt werden. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass WhatsApp doppelt installiert und somit sowohl privat als auch dienstlich genutzt werden kann. Bei Android kann dazu sogar WhatsApp einfach zweimal installiert werden, für iOS (iPhone und iPad) sind zwei verschiedene Apps, WhatsApp und WhatsApp Business dazu notwendig.

Auch bei rein geschäftlichen Geräten kann mit einer MDM-Lösung die Nutzung von WhatsApp unterbunden werden, denn der Admin legt fest, welche Apps installiert werden dürfen und welche nicht.

Da der Gebrauch von WhatsApp auf dienstlichen Geräten nicht grundsätzlich unterbunden werden kann, ist es sinnvoll, einen solchen Business Container für Anwender.innen zur Verfügung zu stellen. So sind die beiden Datenbereiche beim Einsatz eines Arbeitsprofils sicher und DSGVO-konform voneinander getrennt.

Wichtig sind also folgende Punkte:

• Seien Sie transparent und klären Sie ihre Kunden darüber auf, wie Sie Daten verarbeiten. Holen Sie sich die entsprechenden Berechtigungen ein.
• Stellen Sie über ein MDM sicher, dass bei Android der Zugriff auf die Kontakte von Whatsapp Business aus unterbunden wird. Bei iPhones und iPads ist dies leider aktuell nur manuell möglich.
• Fügen Sie dann nur Kontakte, die ohnehin schon WhatsApp benutzen, zu WhatsApp Business hinzu.
• Wenn Kunden Sie zuerst über WhatsApp kontaktieren, dann stimmen sie der personenbezogenen Datenvereinbarung durch WhatsApp ohnehin schon zu und die Nachfrage wird hinfällig. Sollen vom Unternehmen aus Kunden kontaktiert werden, ist es nötig, sich vorher das Einverständnis über die Website einzuholen.

Es ist also möglich, WhatsApp Business datenschutzkonform einzusetzen.

Weitere Informationen, wie Sie Smartphones und Tablets DSGVO-konform einsetzen, finden Sie in diesem White Paper.