Handys und Tablets im Handwerk: Potential, Herausforderungen und Erfahrungen – Interview

Die Digitalisierung im Handwerk schreitet zunehmend voran. Nina Drösch, Projektmanagerin Marketing des Handwerkersoftware-Anbieters Werkules, berichtet über ihre Erfahrungen, das Potential und Herausforderungen, wie etwa den Datenschutz.

Laut dem Branchenbericht Handwerk der repräsentativen Studie Digitalisierungsindex Mittelstand 2021/2022, durchgeführt von der Telekom und dem Analystenhaus techconsult wollen 92 Prozent der Handwerksfirmen weiter in ihre Digitalisierung investieren, unter anderem durch digitale Kassensysteme oder digitale Werkzeuge zur Verbesserung der internen Zusammenarbeit. Wir sprachen mit Nina Drösch, Projektmanagerin Marketing der auf Handwerkersoftware spezialisierten Werkules GmbH über ihre Erfahrungen aus der Praxis.  

Nina, kannst du Werkules kurz vorstellen?  

Werkules ist eine Handwerkersoftware, welche als Ausgründung aus Hessens größtem Fliesenlegerbetrieb entstanden ist und seit über 5 Jahren anhand realer Probleme von Handwerksbetrieben entwickelt wird. Werkules vereinfacht die zeitaufwändigen und kostspieligen händischen Aufgaben in Handwerksunternehmen und digitalisiert alle Abläufe in der App für die Baustelle und der Webanwendung für das Büro.

So kann man mühelos per App seine Arbeitszeit erfassen, Projekte und die Einsatzplanung koordinieren, Rapportberichte erstellen, Werkzeuge verwalten, Fotos dokumentieren und vieles mehr. Durch die einfache Anwendung in der App und die umfassende Übersicht in der Desktopanwendung, welche eine tagesaktuelle Baustellenauswertung beinhaltet, behält man stets den Überblick über die laufenden Baustellen, die Kosten und den Gewinn der gegenwärtigen Projekte. 

Was macht ihr bei Werkules und was macht euch so besonders?  

Einzigartig macht uns die einfache Bedienung der Software. Uns war es immer wichtig, dass man keine Schulung braucht, um die Anwendung zu verstehen, sondern alles intuitiv bedienbar ist. Was uns außerdem hervorhebt, ist unser Baustellencontrolling. Damit hat beispielsweise der Bauleiter tagesaktuell eine Übersicht über all seine Baustellen. Er kann auf einen Blick seine Kosten und seine Marge der Baustelle sehen, sprich ob die Baustelle aktuell profitabel ist oder nicht. Das Ganze wird in die einzelnen Kostenarten aufgeschlüsselt, sodass man auch direkt sehen kann, an welcher Stellschraube man drehen muss, um wieder Gewinn zu machen. 

Wie weit ist das Handwerk eurer Erfahrung nach mit dem mobilen Arbeiten?  

Dies ist ganz individuell von den Betrieben abhängig. Meist findet die Einführung mobilen Arbeitens bei dem Generationenwechsel des Geschäftsführers statt, da in diesem Zug Arbeitsprozesse und Methoden hinterfragt werden. In jungen Firmen findet mobiles Arbeiten somit häufig mehr oder weniger umfänglich statt.

Viele kleine Betriebe verzichten allerdings auch häufig gänzlich darauf. Dies ist auch nicht nur negativ zu bewerten, da man individuell überlegen muss, ob mobiles Arbeiten wirklich für den Handwerksbetrieb, die Mitarbeiteranzahl und die Arbeiten in dem Handwerksunternehmen Sinn macht. Für Werkules gilt, dass unser kleinstes Angebot auch schon für Betriebe mit einer Anzahl ab zwei Mitarbeitern Sinn machen kann.  

Läuft das alles reibungslos oder gibt es Stellen, an denen es hakt?  

Grundsätzlich benötigen Veränderungen immer Zeit zur Eingewöhnung. Das ist nicht nur im Handwerk so, sondern die Natur des Menschen. Somit entstehen bei der Neueinführung mobilen Arbeitens oftmals viele Fragen und in der Phase der Aneignung passieren auch mal Fehler oder Missverständnisse.  
Um diesen Prozess der Umgewöhnung dennoch einfach zu gestalten, benötigt es im Handwerk Software, die einfach zu bedienen ist und keine Experten zur Erklärung fordert.  

Wir orientieren uns daran, die nutzerfreundlichste Software zu bieten, sodass wir den Veränderungsprozess im Handwerk zeitlich schneller und einfacher gestalten können. Trotz der Einfachheit liegt uns eine professionelle Einführung in unser System am Herzen und bildet einen wichtigen Startpunkt. 

An welchen Stellen helft ihr dem Handwerk?  

Wir helfen Handwerkern, wieder mehr Zeit für das zu haben, was sie lieben – die Baustelle. Analoge Prozesse, wie die Einsatzplanung, Arbeitszeiterfassung, Mitarbeiterverwaltung und vieles mehr werden digitalisiert und ersparen Zeit, Geld und Nerven im Büro.

Auch die Kommunikation zwischen Baustelle und Büro ist durch uns gewährleistet und vereinfacht. Außerdem erleichtert unser Cockpit, welches die Finanzen übersichtlich aufgliedert und darstellt, den Überblick über alle laufenden Kosten und die Margen auf den Baustellen. 

Da wir selbst aus einem Handwerksbetrieb heraus entstanden sind, denken wir, die Probleme in den Arbeitsabläufen wirklich zu verstehen und zu lösen. Wir wissen, wie der Handwerker tickt und was er wirklich braucht.  

Welche Baustellen-Apps nutzen die Mitarbeiter von Handwerksbetrieben, abgesehen von eurer eigenen?

Zur Kommunikation zwischen Baustelle und Büro und der internen Kommunikation auf der Baustelle wird WhatsApp so viel wie keine andere App genutzt. Der Austausch darüber ist einfach und intuitiv, da die meisten WhatsApp auch privat nutzen. Dennoch besteht das Problem, dass Prozesse trotzdem händisch bleiben. Wichtige Dokumente müssen erst gesucht und versendet werden und die Arbeitszeiterfassung, Urlaubseinreichung und Krankmeldung findet weiterhin händisch statt und ist für alle beteiligten mühsam. 

Neben WhatsApp existieren oftmals gewerkspezifische Apps zur Dokumentation oder zum Erstellen und Einsehen von Plänen oder Ähnlichem. Dennoch ist die Nutzung von diesen Apps im Regelfall eher ungewöhnlich oder sporadisch und nicht einheitlich gelöst. Ein Grund hierfür ist, dass die Benutzung vieler Apps nicht einfach und intuitiv gestaltet ist. 

Welche Geräte sind am häufigsten im Einsatz?  

Auf der Baustelle werden am häufigsten Tablets oder Smartphones zur Kommunikation und dem Einsehen von Bauplänen genutzt. 

Sind diese Geräte dann Firmengeräte, oder werden auch private Geräte eingesetzt?

Das ist ganz unterschiedlich. Tatsächlich ist es mittlerweile in vielen Firmen geläufig, dass der Bauleiter ein Tablet auf der Baustelle nutzt. Dies ist im Normalfall dann auch ein Firmengerät und ausschließlich für die Nutzung während der Arbeitszeit bestimmt.  

Bei anderen Geräten, vor allem bei dem Smartphone, kommt es jedoch durchaus häufig vor, dass dieses ein Privatgerät ist und somit gleichsam für die Arbeit und das Privatleben genutzt wird.  

Welchen Stellenwert hat in den Firmen der Datenschutz? 

Interessante Frage. Das ist sehr individuell, generell kann man jedoch feststellen, dass Datenschutz den Firmen durchaus wichtig ist. Problematisch ist jedoch, dass die Kommunikation meist hauptsächlich über WhatsApp stattfindet und somit ein DSGVO-konformer Arbeitsalltag nur schwer umzusetzen ist. Hier sind dann ja eure Cortado-Lösungen gefragt.  

Gibt es Untersuchungen, wie Handwerksbetriebe ihre Produktivität durch Digitalisierung und mobiles Arbeiten verbessern könnten? 

Es existieren einige Studien, die belegen, dass durch Digitalisierung vor allem Zeit und somit auch Geld gespart werden kann. Durch Optimierung und Digitalisierung analoger Prozesse kann die Büroarbeit auf ein Nötiges reduziert werden. Dadurch, dass Construction Tech und PropTech im Vormarsch sind, merkt man, wie die Baubranche einen Wandel durchlebt. Produktivitätssteigerung durch mobiles Arbeiten ist in der Zukunft nicht mehr wegzudenken. 

Wo drückt im Handwerk eurer Erfahrung nach am meisten der Schuh bezogen auf Digitalisierung? 

Ein zu beobachtendes Phänomen ist, dass viele Handwerksbetriebe auf ihren altbewährten Prozessen beharren und damit durchaus gewinnbringend und profitabel wirtschaften. Die Frage, die man sich stellen sollte, ist allerdings, ob man nicht noch profitabler und effizienter werden könnte, als man bereits ist.

Eine Einführung neuer Programme wird oftmals als sehr zeitaufwendig angesehen und deshalb abgelehnt. Die Offenheit gegenüber neuen Methoden und Arbeitsprozessen ist häufig sehr gering, aber dies ändert sich, sobald Handwerker die Erleichterung im Arbeitsalltag spüren.  
Digitalisierung wird nun als Chance, anstatt als Gegner oder Mehraufwand gesehen. 

Wenn ich ein Handwerksbetrieb wäre, wie helfen mir mobile Geräte dabei, produktiver zu sein? 

Papier und Stift funktionieren immer. Jedoch sind sie nicht überall und nicht jederzeit abrufbar. Es entstehen Zeitverzögerungen und Informationslücken durch lange Kommunikationswege, und am Ende des Tages müssen sie wieder händisch abgetippt werden. Durch die mobile Anwendung sind alle Informationen schneller abrufbar und offene Fragen können reibungslos geklärt werden, da die Informationen transparent einsehbar und digital hinterlegt sind. Dies erspart bürokratischen Aufwand und somit auch Zeit, welche für das wirklich Wichtige – die Baustelle- genutzt werden kann. 

Automatisierte Prozesse, wie beispielsweise das automatische Erstellen der Stundenzettel durch die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter per Smartphone, sorgen für effizientere Arbeitsabläufe und im Endeffekt für die Möglichkeit, mehr Aufträge annehmen zu können. Die Mitarbeiter im Büro, werden es einem danken.  

Nina, vielen Dank für dieses interessante Interview!