Wer sich mit der Bereitstellung von Firmenhandys und mit Mobile Device Management beschäftigt, stößt unweigerlich auf Abkürzungen wie COBO, COPE, CYOD und BYOD. Was sich hinter den einzelnen Kürzeln verbirgt, erklären wir in diesem Artikel.
Das englische Mobile Device Management, kurz MDM, ist die Verwaltung mobiler Endgeräte. Angesprochen sind damit in erster Linie die Mobilgeräte Smartphone und Tablet.
Heutige Arbeitsformen wie Remote Work, Homeoffice oder Hybrid Work erfordern den Einsatz und die Benutzung von dazu passenden Kommunikationsgeräten. Im Gegensatz zum PC auf dem heimischen Schreibtisch mit einer direkten Kabelverbindung zu Server, Router und Multifunktionsgerät für Drucken und Faxen nebst Scannen hat der Anwender die mobile Technik bei sich – er trägt sie buchstäblich unterm Arm und in der Jackentasche.
Für den Unternehmer als Arbeitgeber stellen sich mit der Überlassung von mobilen Endgeräten vielfältige Fragen – von der Steuerpflicht bis zum Datenschutz. Zunächst jedoch stellt sich die Frage, in welcher Form das Gerät zur Verfügung gestellt werden soll. Sollen private Geräte auch beruflich genutzt werden oder werden den Mitarbeiter.innen Diensthandys gestellt? Und falls Diensthandys gestellt werden: Darf der.die Arbeitnehmer.in das Gerät auch privat nutzen? All diese und noch viel mehr Fragen sollten im Vorfeld geklärt werden. Doch werfen wir zunächst einen Blick auf die unterschiedlichen Bereitstellungsmodelle.
Was bedeutet BYOD?
Die Kurzfassung BYOD steht für Bring Your Own Device und beinhaltet das berufliche Benutzen von Endgeräten, deren Eigentümer der.die Arbeitnehmer.in ist – Stichwort: eigenes Smartphone, eigenes Notebook oder Tablet.
Die Handhabung BYOD muss klar und, wie es gern genannt wird, sauber geregelt werden. Gemeint sind damit die Rechte und Pflichten beider Seiten. Der Arbeitgeber möchte möglichst Kosten sparen, der.die Arbeitnehmer.in hingegen den bestmöglichen Kostenersatz erreichen.
Für den Arbeitgeber ist BYOD eine insgesamt „schlanke Lösung“. Er muss deutlich weniger in die Anschaffung und in die Unterhaltung, Wartung, Pflege oder Reparatur investieren. Arbeitnehmer.innen erhalten im Gegenzug einen finanziellen Zuschuss – im Übrigen sind sie für ihr Eigentum zuständig und verantwortlich.
Welche Komponenten sind für BYOD erforderlich? Wie funktioniert die Umsetzung und was ist hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz zu beachten? Unser BYOD-Leitfaden mit DSGVO-Checkliste gibt Antworten. (DSGVO = Datenschutzgrundverordnung)
Was bedeutet COBO?
COBO – Corporate Owned, Business Only – ist das genaue Gegenteil von BYOD. COBO bedeutet, dass der.die Arbeitnehmer.in das mobile Endgerät zur Verfügung gestellt bekommt. Der dazugehörige Mobilfunkvertrag wird vom Arbeitgeber auf seinen Namen und seinen Kosten abgeschlossen. Mit COBO ist jedwede private Nutzung untersagt – das Endgerät darf ausschließlich beruflich genutzt werden.
Hier liegen finanzielle Belastung und Verantwortung auf der Arbeitgeberseite. COBO ermöglicht ein denkbar unaufwändiges Controlling, das sich technisch problemlos umsetzen lässt. COBO bietet in der heutigen Zeit allerdings kaum Anreize für eine nachhaltige Arbeitnehmerbindung. Der.die Anwender.in hat keinen Vorteil, sondern im Gegenteil Mehraufwand im Alltag, da er – naturgemäß – sein eigenes Smartphone als mobiles Endgerät ebenfalls mit sich führt.
Was bedeutet COPE?
COPE – Corporate Owned, Personally Enabled – ist quasi die „goldene Mitte“ zwischen BYOD und COBO. Der Arbeitgeber stellt dem.der Arbeitnehmer.in Endgerät + Vertrag zur beruflichen + privaten Nutzung zur Verfügung.
Bei COPE entscheidet der Arbeitgeber über die Art des mobilen Endgerätes sowie über die Ausgestaltung und Vereinheitlichung der dazugehörigen Mobilfunk-Verträge. Dieses arbeitnehmer.innenfreundliche Incentive ist in vielen Unternehmen und Branchen ein Standard der 2020er-Jahre.
Der Aufwand liegt beim Arbeitgeber. Die Anwender.innen haben mit COPE einen sowohl organisatorischen als auch finanziellen Vorteil – Stichwort: ein einziges Endgerät rund um die Uhr für alle Belange.
Unsere eigenen Erfahrungen mit COPE und BYPD haben wir in diesem Bericht für Sie zusammengefasst: BYOD und COPE: Ein Erfahrungsbericht (Best Practice)
Was bedeutet CYOD?
CYOD steht für Choose Your Own Device. Damit ist gemeint, dass der.die Arbeitnehmer.in meist aus einer Liste aussuchen kann, welches Gerät ihm am meisten zusagt.
In der Regel wird CYOD in Kombination mit COPE angeboten. Konkret bedeutet das: Der.die Arbeitnehmer.in wählt entweder frei oder meist aus einer vorgefertigten Liste das für sich passende Gerät aus.
CYOD kann als gegenseitiges Geben und Nehmen zwischen Unternehmer und Anwender.in bezeichnet werden – mit Vorteilen und ohne nennenswerte Nachteile auf beiden Seiten.
Resümee: Ohne MDM geht es nicht!
Ob COBO oder BYOD, ob COPE oder CYOD – der Unternehmer steht aus mehrerlei Sichtweisen in der Pflicht
- für die klare sowie nachweisbare Trennung von Privat und Beruf zu sorgen
- in jeder Hinsicht und Situation die Vorgaben von DSGVO und BDSG zu beachten
- das geltende Steuerrecht mit Gesetzgebung und Rechtsprechung einzuhalten
Grundlage, um Punkt 1 und 2 zu erfüllen, ist ein Mobile-Device-Management-System wie Cortado MDM. Was es bei der Einführung solch eines Systems zu beachten gibt und welche Stolpersteine lauern, erfahren sie in unserem Leitfaden Mobile Device Management für Einsteiger.
Wenn Sie zwischen den Bereitstellungsmodellen BYOD und COPE schwanken, empfehlen wir Ihnen diesen Artikel: BYOD oder COPE: Welche mobile Strategie ist die richtige für mich?
Handys für Beruf und Privates – Checkliste
17 nützliche Tipps: Das sollten Sie beachten, wenn Ihre Mitarbeiter.innen Handys beruflich und privat nutzen.