CYOD: Die Vorteile des Choose-Your-Own-Device-Konzepts für Firmenhandys und Tipps zur Umsetzung 

Erfahren Sie, wie das Choose-Your-Own-Device-Konzept (CYOD) die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter.innen steigern kann und entdecken Sie praktische Tipps zur effektiven und sicheren Umsetzung in Ihrem Unternehmen

Was ist Choose Your Own Device? 

Choose Your Own Device – kurz CYOD – ist ein Konzept, bei dem Unternehmen ihren Mitarbeiter.innen eine Auswahl von Geräten anbieten, aus denen sie für ihre beruflichen Aufgaben wählen können. Diese Geräte werden normalerweise vom Unternehmen gekauft und bereitgestellt. Häufig dürfen die Geräte auch für persönliche Aufgaben genutzt werden, wobei Richtlinien zum Schutz von Unternehmensdaten eingehalten werden müssen. 

→ Kostenloser Mustervertrag für Ihr Choose-Your-Own-Programm: Jetzt herunterladen!

Was sind die Vorteile von Choose Your Own Device (CYOD)? 

Im Gefüge der verschiedenen Konzepte kann das „Choose Your Own Device“ (CYOD)-Konzept mit einer Reihe an Vorteilen gegenüber anderen Bereitstellungsmodellen wie BYOD (Bring Your Own Device), COPE (Corporate-Owned, Personally Enabled) oder COBO (Corporate-Owned, Business Only) punkten: 

• Ausgewogenheit zwischen Wahl und Kontrolle: CYOD schlägt eine Brücke zwischen der Freiheit, die BYOD bietet, und der Kontrolle, die standardisierte Einheitsmodelle bieten. Mitarbeiter.innen können aus einer ausgewählten Palette von Geräten wählen, was ihnen eine gewisse Freiheit gibt, während das Unternehmen die Kontrolle über die Sicherheit und Konformität behält. 
• Vereinfachte IT-Verwaltung: Im Gegensatz zu BYOD, wo eine Vielzahl von Geräten und Betriebssystemen verwaltet werden müssen, ermöglicht CYOD eine stärkere Standardisierung. Das vereinfacht die Aufgaben der IT-Abteilung, wie die Bereitstellung von Updates, Sicherheitsmanagement und Fehlerbehebung. 
• Bessere Sicherheit als BYOD: Da die Geräte in einem CYOD-Modell vom Unternehmen bereitgestellt werden, hat das Unternehmen mehr Kontrolle über Sicherheitsmaßnahmen und kann sicherstellen, dass alle Geräte mit den erforderlichen Sicherheitsprotokollen und Software ausgestattet sind. 
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Indem den Mitarbeiter.innen eine Auswahl an Geräten geboten wird, können sie das für ihre Arbeitsweise am besten geeignete Gerät wählen. Dies ist oft motivierender und zufriedenstellender für die Mitarbeiter.innen als die Verwendung eines standardisierten Geräts, das vom Unternehmen vorgegeben wird. Werden Geräte genutzt mit denen Sich die Anwender.innen auskennen sinkt zugleich der Supportaufwand deutlich.  

Insgesamt bietet CYOD eine ausgewogene und effektive Lösung, die sowohl die Anforderungen des Unternehmens als auch die Vorlieben der Mitarbeiter.innen berücksichtigt. Es kombiniert die Vorteile von Flexibilität und Mitarbeiterwahl mit den Vorteilen von Sicherheit und Kontrolle, die mit unternehmenseigenen Geräten einhergehen. 

Welche rechtlichen Aspekte gibt es bei der Einführung von CYOD zu beachten? 

Bei der Einführung eines CYOD-Konzepts sind mehrere rechtliche Aspekte zu berücksichtigen, um sowohl die Interessen des Unternehmens als auch die Rechte der Mitarbeiter.innen zu schützen. Hier sind einige der wichtigsten rechtlichen Aspekte, die Beachtung finden sollten: 

• Datenschutz und Datensicherheit: Es ist wichtig, Datenschutzgesetze wie die DSGVO in der EU zu beachten und sicherzustellen, dass personenbezogene Daten geschützt sind. Dies beinhaltet, dass Unternehmen geeignete Sicherheitsmaßnahmen implementieren und Mitarbeiter.innen darüber informieren, welche Daten erfasst werden und wie sie verwendet werden. 
• Arbeitsrechtliche Bestimmungen: Auch arbeitsrechtliche Bestimmungen, wie etwa die Einhaltung von Arbeitszeiten und Pausenregelungen, dürfen nicht außer Acht gelassen werden. Ein CYOD-Konzept sollte klarstellen, dass die Nutzung des Geräts für Arbeitszwecke den geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen unterliegt. 
• Haftung und Versicherung: Klären Sie, wer für Schäden oder Verlust des Geräts haftet. In vielen Fällen wird eine Vereinbarung getroffen, die besagt, dass das Unternehmen für Schäden haftet, die während der Arbeitszeit entstehen, während der Mitarbeiter.innen für Schäden außerhalb der Arbeitszeit haftet. 
• Compliance: Stellen Sie sicher, dass Ihr CYOD-Konzept im Einklang mit Branchenstandards und regulatorischen Anforderungen steht. Darüber hinaus muss transparent kommuniziert werden, in welchem Umfang eine Verwaltung der Geräte durch das Unternehmen stattfindet, um die Privatsphäre der Mitarbeiter.innen zu wahren. 
• Nutzungsvereinbarung: Es ist ratsam, eine schriftliche Vereinbarung zu haben, in der die Bedingungen für die Nutzung der Geräte festgelegt sind. Diese sollte unter anderem die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter.innen in Bezug auf die Sicherheit und Wartung des Geräts, die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und die Verfahren im Falle von Verlust oder Beschädigung des Geräts enthalten. Nutzen Sie gerne unsere kostenlose Mustervereinbarung für Ihr CYOD-Programm.
• Kostenbeteiligung: Falls Mitarbeiter.innen sich an den Kosten für teurere Geräte beteiligen müssen, sollte klar geregelt sein, wie diese Kostenbeteiligung abgewickelt wird und welche rechtlichen Rahmenbedingungen hierfür gelten. 

Indem man diese rechtlichen Aspekte berücksichtigt, kann man sicherstellen, dass das CYOD-Konzept rechtlich abgesichert ist und sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter.innen geschützt sind. Es ist immer ratsam, bei der Ausarbeitung eines CYOD-Konzepts rechtlichen Rat einzuholen. 

Best Practices: Tipps zur effizienten Umsetzung Ihres CYOD-Konzepts 

In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen einige Tipps zur effektiven Umsetzung Ihres CYOD-Konzepts vor, um sowohl Mitarbeiterzufriedenheit als auch Unternehmenssicherheit zu gewährleisten. 

Tipp 1: Geräteliste auf iOS und Android beschränken 

Beschränken Sie Ihr CYOD-Portfolio auf iOS/iPadOS- und Android-Geräte. Diese Betriebssysteme sind nicht nur weit verbreitet, sondern bieten auch zuverlässige Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen, die per Mobile Device Management (MDM) umgesetzt werden können.  

Darüber hinaus sind iOS und Android als Plattformen zukunftssicher, da sie ständig weiterentwickelt werden und aufgrund ihrer großen Nutzerbasis langfristig Unterstützung erhalten. Dies bedeutet, dass die Investitionen des Unternehmens in diese Plattformen auch in der Zukunft noch relevant und nutzbar sein werden, wodurch ein nachhaltiges und langfristig erfolgreiches CYOD-Konzept unterstützt wird. 

Tipp 2: Geräte mieten statt kaufen 

Anstatt Geräte zu kaufen, kann das Unternehmen die Option prüfen, sie zu mieten. Dies bietet finanzielle Flexibilität und stellt sicher, dass Mitarbeiter.innen immer Zugang zu aktuellen Geräten haben.  

Mietmodelle können auch die Instandhaltung und den Austausch von Geräten einschließen, was bedeutet, dass sich das Unternehmen weniger um logistische Aspekte kümmern muss und sich stattdessen auf Kerngeschäft konzentrieren kann. 

Tipp 3: Zuzahlung der Mitarbeiter für teure Geräte erwägen 

Sie können überlegen, einen Maximal-Betrag festzulegen, den das Unternehmen zur Deckung der Kosten für die Geräte beisteuert. Wenn Mitarbeiter ein teureres Gerät wählen möchten, müssen sie die Differenz selbst tragen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, High-End-Modelle zu wählen, während das Unternehmen finanziell geschützt ist.  

Dieses Konzept fördert nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit durch Wahlmöglichkeiten, sondern trägt auch zu einer gerechten Kostenverteilung bei, da die Mitarbeiter.innen, die sich für kostengünstigere Modelle entscheiden, nicht indirekt die Wahl teurerer Geräte durch Kolleg.innen mitfinanzieren. 

Tipp 4: CYOD-Nutzungsvereinbarung und Mitarbeiter-Schulungen einführen 

Lassen Sie Mitarbeiter.innen eine Nutzungsvereinbarung unterzeichnen, die klare Richtlinien hinsichtlich der Nutzung des Geräts, der Datensicherheit und der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien festlegt. 

Es ist ebenso entscheidend, ergänzende Schulungen anzubieten, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter.innen vollständig verstehen, wie sie ihre Geräte im Einklang mit Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften nutzen können.  

Diese Schulungen können sich auf Aspekte wie Sicherheitsprotokolle, Datenschutz und effektive Nutzung der Geräte für Arbeitsaufgaben konzentrieren und helfen, ein konsistentes Verständnis und Einhaltung der Nutzungsvereinbarung zu gewährleisten. 

Tipp 5: Implementierung von Mobile Device Management (MDM) 

Nutzen Sie MDM-Lösungen, um eine zentrale Verwaltung der Geräte zu ermöglichen, Sicherheitsrichtlinien durchzusetzen und Unternehmensdaten zu schützen.  

MDM hilft bei der Anwendung von Konfigurationseinstellungen, der Bereitstellung von Unternehmensanwendungen und der Verwaltung von Netzwerkzugriffen, wodurch eine konsistente Benutzererfahrung über alle Geräte hinweg gewährleistet wird. Auch die Ortung, Sperrung oder Datenlöschung von Geräten bei Verlust oder Diebstahl ist mit einer MDM-Software möglich.  

Zusätzlich bietet MDM die Möglichkeit, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Updates durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Geräte gegen die neuesten Bedrohungen gewappnet sind. Dieser Ansatz ist unerlässlich, um nicht nur die Integrität der Unternehmensdaten zu wahren, sondern auch die Compliance mit gesetzlichen Vorschriften und Branchenstandards sicherzustellen. 

Tipp 6: Private Nutzung der Geräte erlauben 

Es kann für Mitarbeiter.innen motivierend sein, ihre CYOD-Geräte auch für private Zwecke nutzen zu dürfen. Dies kann ihre Zufriedenheit und Bindung an das Unternehmen erhöhen. Etwaige Risiken in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz können durch eine effektive Implementierung von MDM (wie in Punkt 5 erwähnt) bewältigt werden.  

MDM erlaubt es, strenge Sicherheitsrichtlinien durchzusetzen und Unternehmensdaten von persönlichen Daten auf dem Gerät zu trennen. Somit kann die Erlaubnis zur privaten Nutzung der Geräte eine Win-Win-Situation für beide Seiten darstellen: Mitarbeiter.innen genießen mehr Freiheit und Flexibilität, während das Unternehmen seine Daten und Ressourcen effektiv schützt.  

Es ist ratsam, klare Richtlinien für die private Nutzung in der CYOD-Nutzungsvereinbarung festzulegen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter.innen über die Verantwortung und die Konsequenzen der privaten Nutzung ihrer Geräte informiert sind. 

Fazit: CYOD – eine gute Wahl auf dem Weg zu einer flexiblen und sicheren IT-Strategie 

Die Implementierung eines CYOD (Choose Your Own Device) -Programms bietet Unternehmen einen ausgewogenen Ansatz zwischen IT-Kontrolle und Benutzerflexibilität.  

Allerdings ist eine CYOD-Strategie ohne zuverlässiges Mobile Device Management und eine klare Nutzungsvereinbarung unvollständig und daher nicht zu empfehlen. Nur mit MDM können Daten- und Rechtssicherheit gleichermaßen gewahrt werden.  

Insgesamt bietet CYOD eine zukunftssichere, flexible und effiziente IT-Strategie, die sowohl den Bedürfnissen der Mitarbeiter als auch den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird, solange sie von den richtigen Management-Tools und Vereinbarungen unterstützt wird.