5 Tipps für das erfolgreiche Einführen eines Enterprise-Mobility-Management-Systems

Bei der Einführung eines EMM-Systems gibt es viel zu beachten. Damit Sie Ihr neues EMM-System strukturiert und erfolgreich in Betrieb nehmen können, haben wir fünf Tipps, die sich unserer Erfahrung nach in der Praxis besonders gut bewähren.

5 Tipps für das erfolgreiche Einführen eines EMM-Systems

Der erste Grundbaustein ist die Spezifikation des eigentlichen Anwendungsfalls.

1. EMM Use Cases klar skizzieren

Der erste Grundbaustein ist so selbstverständlich, dass er leider oft vergessen oder vernachlässigt wird: die Spezifikation des eigentlichen Anwendungsfalls. Wegen ihm wird das EMM-System überhaupt eingeführt.

Warum ist das wichtig?

Ein EMM-Projekt mit dem alleinigen Ziel zu starten Mobilgeräte „sicher zu machen“, ist keine gute Idee. Dieser unspezifische Ansatz ist prädestiniert dafür, dass Sie sich später hoffnungslos in Details verlieren. Sicherheit ist ein doch recht dehnbarer Begriff, mehr Weg als Ziel, und es warten scheinbar nicht enden wollende Zielkonflikte wie zum Beispiel mit dem Datenschutz. Ohne präzise Ziele kann es keine Umsetzungsstrategie geben, ohne Umsetzungsstrategie gibt es kein funktionierendes Projektmanagement und ohne Projektmanagement gibt es kein erfolgreiches Projekt.

Was kann ich tun?

Stellen Sie sich die Frage, wieso Sie sich gerade mit EMM auseinandersetzen. Wenn Sicherheit die Kernmotivation war: Gegen welches Bedrohungsszenario wollen Sie vorgehen? Wenn mobile Produktivität Ihr Kernthema ist: Was soll einfacher werden? Wie arbeiten die Leute derzeit und wie soll die EMM-Lösung dies optimieren? Machen Sie sich keine Hoffnungen, dass Sie alleine alle Anwendungsfälle durchdenken können. Sammeln und besprechen Sie diese mit den Kollegen und Vorgesetzten. Verschriftlichen Sie diese in ein Lastenheft, kommunizieren Sie dieses Lastenheft dem EMM-Anbieter und den Kollegen und verlieren Sie diese Ziele nie aus den Augen.

Wenn Sie sich nicht von Anfang an Gedanken über das Ziel gemacht haben, dann ist Erfolg reiner Zufall. Setzen Sie deswegen hier schon die Grundsteine für ein erfolgreiches Projekt. Klare Zielvorstellungen brauchen Sie ebenfalls, um die weiteren Tipps voll ausnutzen zu können.

2. Stakeholder „im Loop“ halten

Bei der Einführung eines komplexen Systems ist Kommunikation der Schlüssel zum erfolgreichen Projektverlauf. Alle „Betroffenen“ müssen zeitnah mit angemessenen Informationen auf dem Laufenden gehalten werden. Im besten Fall haben Sie die Projektziele bereits mit den Kollegen und Vorgesetzten abgesprochen. Kommunizieren Sie nun Fortschritte, Probleme und Klärungsbedarf, damit jeder weiß, wo sich das Projekt gerade befindet.

Warum ist das wichtig?

Die Erfahrung aus zahlreichen Projekten zeigt uns, wie schlimm sich fehlendes Projekt/Change Management auswirken kann. Schlimmstenfalls kommt es zu einem peinlichen Rollback, weil ein wichtiger Stakeholder nicht ausreichend über die anstehenden Änderungen oder Umsetzungspläne informiert wurde. Fehlkäufe, Zeitdruck wegen Nachbesserungsbedarf oder verpasste Deadlines sind schon fast die harmloseren Konsequenzen mangelnder Kommunikation im Projektverlauf.

Was kann ich tun?

Machen Sie sich klar:

1) wer mit der EMM-Lösung arbeitet

2) wer dafür bezahlt hat

3) wer ein Interesse daran hat, dass die Lösung richtig funktioniert.

Schnell merken Sie, dass die relevanten Stakeholder oftmals Endnutzer, Geschäftsleitung, Datenschützer, IT-Administratoren sind. Was sind die Ansprüche der einzelnen Stakeholder an die EMM-Lösung? Wie wird sie das Arbeitsleben dieser Gruppen beeinflussen? Wer muss wann wie informiert werden, damit keiner unter Zugzwang gerät? Wer ist wann auf das OK des anderen angewiesen? Es kann sinnvoll sein, eine sogenannte Stakeholderrunde einzuberufen, um diese Fragen zu klären. Besonders wichtig ist es uns, nochmal zu unterstreichen, wie wichtig der Endnutzer bei solchen Abstimmungsrunden ist. Mit ihm fällt und steht ein EMM-Projekt.

3. Endnutzer schulen

Ihre Endnutzer sollten von dem EMM-System profitieren, denn ohne sie ist ein erfolgreiche (und sichere!) Inbetriebnahme komplett ausgeschlossen. Sie sollten gut vorbereitet werden, um erfolgreich mit dem neuen System arbeiten und qualifiziertes Feedback geben zu können.

Warum ist das wichtig?

Wir haben beobachtet, dass die Kunden, die für ihre Mitarbeiter Anleitungen schreiben und Schulungen durchführen, weniger operative Probleme haben und das System schneller ausrollen. Es existiert mehr Bereitschaft in der Belegschaft, bei Tests mitzuarbeiten und Endnutzer haben die Fähigkeit, bei Störungen selbst zu reagieren oder präzisiere Supportanfragen zu stellen.

Was kann ich tun?

Nicht in jeder Firma können alle Mitarbeiter im Turnus in der Bedienung von neuen Tools geschult werden. Es kann aber schon helfen, den Endnutzern Ressourcen zur Selbsthilfe und zum Selbststudium mitzugeben.

Um es unseren Kunden besonders einfach zu machen, ihre Mitarbeiter über Cortado zu informieren, haben wir auf diesen Seiten unsere Clients, Ausrollprozesse und das System aus Endnutzersicht beschrieben und How-To‘s für die wichtigsten Handgriffe verfasst, die Endnutzer normalerweise durchführen. Diese Anleitungen finden Sie hier »

4. Supportwege klären

Wahrscheinlich werden Sie uns (aus leidvoller Erfahrung) zustimmen, wenn wir behaupten, dass kein Projekt ohne kleinere oder größere Schwierigkeiten umgesetzt werden kann. Es ist also wichtig zu klären, wen Sie um Unterstützung bitten können.

Warum ist das wichtig?

Viele Projekte stocken, weil auf Feedback eines Zulieferers gewartet werden muss, der richtige Ansprechpartner nicht da ist, die Anfrage in einer ungünstig gewählten Mailbox versickert, oder sich plötzlich betriebswirtschaftliche Themen auftun, die vorher niemandem so richtig klar waren.

Was kann ich tun?

Klären Sie ab:

  • wer bei Ihnen in der Firma mitwirken muss, damit das Projekt umgesetzt werden kann,
  • welche Kanäle Sie beim Zulieferer Ihrer EMM-Lösung nutzen können, um
    1. Support für die Themengebiete zu erhalten, die Ihnen wichtig sind,
    2. Beratungsleistungen zu beziehen und wie die Antwortzeiten bei beiden Kanälen sind und
  • was davon bereits im Lizenzpreis inkludiert ist und wo Sie noch Budget allokieren müssen.

5. Struktur schaffen und einhalten

Scope creep ist eine der größten Gefahren bei der Einführung von EMM-Systemen, sowohl für Kunden als auch für Zulieferer. Strukturieren Sie deswegen Ihr internes Projektmanagement gut durch, ohne allerdings zu viel administrativen Overhead und unnötige Abhängigkeiten zu konstruieren, die Sie im Projektverlauf lähmen werden.

Wieso ist das wichtig?

Wenn bei der Einführung stetig neue Ziele gesetzt werden, neue Anforderungen auftauchen, dann werden Sie das Projekt nie beenden. Das ist nicht nur für Sie ärgerlich, es ist ebenfalls eine Belastung für den Zulieferer, der Sie unterstützt. Viele tolle Projekte kranken an Scope Creep, dabei ist die Prophylaxe recht einfach.

Was kann ich tun?

Faustregel: Ihre Ziele sollten klar verschriftlicht, mit allen relevanten Stakeholdern abgestimmt und bestenfalls der Fortschritt hin zum Ziel messbar sein. Jeder, der bei der Umsetzung mithilft (bei Ihnen oder beim Zulieferer), ist bekannt und die Verfügbarkeiten sind geklärt. Die Umsetzung hat ein Start- und ein Enddatum. Wenn im Projektverlauf weitere Anforderungen bekannt werden (das ist sehr häufig so), dann können diese NACH Abschluss der vereinbarten Grundeinführung angegangen werden.

Wenn Sie diese 5 Tipps beherzigen, machen Sie schon viel richtig und werden bei der Einführung Ihres EMM-Systems in keine unüberwindbaren Probleme laufen, bzw. diese schon von Weitem erkennen und sich viel Ärger ersparen können. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

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