Top 12 Datenschutzverstöße auf Firmenhandys: So gefährden alltägliche Aktionen Ihre Daten

Erfahren Sie, welche alltäglichen Aktionen auf Smartphones zu Datenschutzverstößen im Unternehmen führen können und wie Sie diese vermeiden.

Manchmal sind es die scheinbar harmlosen Handlungen, die große Folgen haben: Ein Team-Mitglied leitet schnell eine geschäftliche E-Mail an sein privates Postfach weiter oder synchronisiert seine beruflichen Kontakte mit WhatsApp – und schon kann es zu einem Datenschutzverstoß kommen.

Besonders, wenn mobile Geräte sowohl privat als auch geschäftlich genutzt werden, geraten Unternehmen schnell in Konflikt mit den strengen Vorgaben der DSGVO. Denn selbst kleine Fehler im Umgang mit mobilen Geräten können zu erheblichen Datenschutzverletzungen und empfindlichen Strafen führen.

Zu den häufigsten Aktionen, die zu Datenschutzverstößen auf Smartphones führen können, zählen:

1. E-Mails an privates Postfach weiterleiten: Die Weiterleitung von geschäftlichen E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten, an ein privates E-Mail-Konto ohne Sicherheitsvorkehrungen kann zu unbefugtem Zugriff auf diese Daten führen.
2. Geschäftskontakte in WhatsApp hochladen: Das Hochladen von geschäftlichen Kontaktdaten in private Apps wie WhatsApp, die diese Daten auf externe Server hochladen, kann gegen die DSGVO verstoßen, da die Zustimmung der betroffenen Personen fehlt.
3. Speicherung von Unternehmensdokumenten in nicht autorisierten Cloud-Diensten: Werden sensible Unternehmensdokumente in Cloud-Diensten gespeichert, die vom Unternehmen nicht autorisiert sind, besteht das Risiko von Datenschutzverletzungen, da die Datensicherheit dieser Dienste nicht gewährleistet ist.
4. Teilen von personenbezogenen Daten über unsichere Messenger-Dienste: Der Versand von personenbezogenen Daten (z. B. Kundendaten oder Gehaltsinformationen) über unsichere Messenger-Dienste wie SMS oder nicht verschlüsselte Apps gefährdet die Vertraulichkeit der Daten.
5. Automatisches Synchronisieren von Kontakten mit Drittanbieter-Apps: Die automatische Synchronisation von geschäftlichen Kontakten mit Drittanbieter-Apps (z. B. sozialen Netzwerken oder privaten Apps) ohne vorherige Einwilligung der betroffenen Personen verstößt gegen den Datenschutz.
6. Verwendung der Geräte-Kamera für geschäftliche Dokumente in unsicheren Apps: Fotos von sensiblen Dokumenten, die über nicht abgesicherte Kamera-Apps oder Galerie-Apps aufgenommen und gespeichert werden, können von Dritten unbefugt eingesehen werden.
7. Zugriff auf berufliche Daten über öffentliche WLAN-Netzwerke ohne VPN: Das Abrufen von Unternehmensdaten über ungesicherte, öffentliche WLAN-Verbindungen ohne Verwendung eines VPN (Virtuelles Privates Netzwerk) macht diese Daten anfällig für Angriffe und Abfangversuche.
8. Übertragung von sensiblen Daten per Bluetooth ohne Sicherheitsvorkehrungen: Das Senden von sensiblen Dateien oder Kontaktdaten über ungesicherte Bluetooth-Verbindungen kann es Dritten ermöglichen, die Übertragung abzufangen und die Daten zu missbrauchen.
9. Automatische Synchronisation von geschäftlichen Kalendern mit privaten Kalender-Apps: Wenn geschäftliche Termine, die sensible Informationen enthalten (z. B. Meetings mit Kund.innen oder vertrauliche Projektbesprechungen), automatisch mit privaten Kalender-Apps synchronisiert werden, können diese Informationen ohne entsprechende Sicherheitsvorkehrungen offengelegt werden.
10. Speichern von Unternehmens-Passwörtern in privaten Passwort-Managern: Das Speichern von Unternehmenspasswörtern in nicht genehmigten, privaten Passwort-Managern kann ein Sicherheitsrisiko darstellen, da der Zugriff auf diese Tools oft nicht zentral verwaltet oder gesichert ist.
11. Kundendaten per unsicherer File-Sharing-App teilen: Das Senden von Kundendaten oder sensiblen Informationen über unsichere File-Sharing-Apps (ohne Verschlüsselung) kann dazu führen, dass diese Daten unbefugt an Dritte weitergeleitet werden.
12. Verwendung von nicht autorisierten Apps für berufliche Aufgaben: Die Nutzung von nicht genehmigten oder unsicheren Apps für berufliche Aufgaben wie die Verwaltung von Kundendaten oder das Erstellen von Dokumenten kann Sicherheitslücken und unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten ermöglichen.

Maßnahmen zur Vermeidung von Datenschutzverstößen auf Smartphones

Um Datenschutzverstöße auf Smartphones zu vermeiden, sollten Unternehmen klare Richtlinien für den Umgang mit mobilen Geräten einführen und durchsetzen.

Die Verwendung von Mobile Device Management (MDM) ist entscheidend, um Datenschutzverstöße auf Smartphones zu verhindern. Durch MDM können Unternehmen Sicherheitsrichtlinien wie Verschlüsselung, Fernlöschung und Zugriffskontrollen durchsetzen und gleichzeitig eine klare Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Daten mithilfe von Containerisierung gewährleisten. Zusätzlich können VPNs für sichere Verbindungen eingerichtet und die Installation unautorisierter Apps verhindert werden.

Ein ebenso wichtiger Bestandteil der Strategie ist die regelmäßige Schulung der Mitarbeiter.innen in den Bereichen Datensicherheit und sicherer App-Nutzung. Sensibilisierungsmaßnahmen helfen, die Risiken alltäglicher Smartphone-Aktionen zu minimieren und ein Sicherheitsbewusstsein zu schaffen, das den verantwortungsvollen Umgang mit mobilen Endgeräten unterstützt.

Insgesamt lässt sich festhalten: Ein umfassender Schutz vor Datenschutzverstößen auf Firmenhandys erfordert nicht nur moderne Technologien wie MDM, sondern auch klare Richtlinien und gut informierte Mitarbeiter.innen. So können Unternehmen ihre mobilen Daten effektiv schützen und gleichzeitig die Nutzung mobiler Geräte sicher und produktiv gestalten.