ChatGPT App: So zünden Sie den Produktivitätsturbo

Was hält die ChatGPT App für Ihre tägliche Arbeit bereit? Entdecken Sie innovative Funktionen und Anwendungsfälle und wie Unternehmen die App sicher bereitstellen.

Schon lange stellt sich nicht mehr die Frage ob, sondern nur noch wie KI, also künstliche Intelligenz, im Unternehmen eingesetzt werden kann. Unternehmen, die bereits KI einsetzen, erreichen in einigen Bereichen eine Verdopplung der Produktivität, wenn nicht sogar mehr.

Die ChatGPT App kann dabei einen ganz wesentlichen Baustein zur einfachen Einführung von KI in die eigenen Geschäftsprozesse darstellen. In diesem Blog geben wir Ihnen einen Überblick über den aktuellen Stand der ChatGPT App und typische Anwendungsfälle.

Und damit nicht genug: wir zeigen Ihnen auch, wie sie den richtigen Produktivitätsturbo zünden können, indem Sie die ChatGPT App optimal für Ihr Unternehmen konfigurieren. Natürlich geben wir ihnen auch Hinweise, wie sie die ChatGPT App mit Hilfe von Mobile Device Management (MDM) sicher einsetzen.

Das Original zählt: Die richtige ChatGPT App wählen

Fangen wir bei der Auswahl der richtigen App an. Der Erfolg von OpenAI hat zahlreiche Entwickler auf den Plan gerufen und so finden sich in den Appstores eine Vielzahl an Apps, wenn man nach ChatGPT sucht. Viele dieser Apps verwenden Icons, die dem der offiziellen ChatGPT App sehr ähnlich sehen, was die Identifikation erschweren kann.

Unternehmen, die über ein Mobile-Device-Management-System (MDM) verfügen, können die richtige ChatGPT App auf den Mobilgeräten ihrer Mitabeiter.innen zentral bereitstellen. Alle anderen sollten auf andere Weise sicherstellen, dass Mitarbeiter.innen die originale ChatGPT App von OpenAI, erkennbar an den weit über 100.000 Reviews im Store, verwenden. 

ChatGPT in der Praxis: Innovative Anwendungsbeispiele für Unternehmen

Wer bereits Erfahrungen mit der Webanwendung von ChatGPT gemacht hat, der kommt auch mit der App auf dem Handy sehr schnell klar. Man kann einfach losschreiben, ein Foto aufnehmen, aus der Galerie laden oder auch eine Datei hochladen.

Das Mikrofon-Symbol im Textfeld ermöglicht es Nutzer.innen, die Eingabe zu diktieren. Doch das, was die App wirklich einzigartig macht, ist das Kopfhörer-Symbol daneben. Mit diesem kommt man in den Kommunikationsmodus. ChatGPT spricht einen nicht nur an, sondern führt ein richtiges Gespräch. Dabei ist ChatGPT die Sprache egal und protokolliert alles, was in diesem Gespräch gesprochen wird. 

Allein auf Basis dieser Grundfunktionen lassen sich viele geschäftsrelevante Anwendungsfälle umsetzen. 

• Papierdokumente zusammenfassen und beantworten 
  Fotografieren Sie einfach das Dokument und bitten Sie ChatGPT, eine Zusammenfassung oder eine Antwort zu erstellen. Das Extrahieren wichtiger Informationen funktioniert nahezu perfekt, und das Dokument muss nicht ausschließlich aus Text bestehen. In jedem Fall erhalten Sie die Ergebnisse in Textform, sodass Sie ohne Verzögerung weiterarbeiten können. Dies führt uns zum nächsten Use Case. 
  
  
• Grundrisse optimieren und Tabellen auswerten
  ChatGPT kann effektiv bei der Optimierung von Grundrissen und der Auswertung von Tabellen unterstützen. Laden Sie einfach die Datei hoch, und ChatGPT analysiert die Struktur oder die Daten. Die App bietet Vorschläge zur optimalen Nutzung des Raums oder zur Analyse von Tabellendaten, die Sie direkt umsetzen können. 
  
  
• Protokollierung von Wartungseinsätzen, Sicherheitsüberprüfungen und mehr
  Durch den Kommunikationsmodus können sehr einfach Protokolle z. B. zu Wartungseinsätzen oder Sicherheitsüberprüfungen erstellt werden. Einfach den Modus starten, um ein Protokoll bitten, die erforderlichen Arbeiten durchführen und dabei die Erkenntnisse ins Mikrofon sprechen.
  
  
• ChatGPT als Simultandolmetscher: Übersetzungen im direkten Gespräch
  Da das neue Modell 4o die Geschwindigkeit von ChatGPT erheblich verbessert hat, lässt sich der Kommunikationsmodus nun auch in direkten Gesprächen nutzen, selbst wenn man die Sprache des Gegenübers nicht beherrscht. Jedes gesprochene Wort wird von der App sofort und ohne Zeitverlust in der gewünschten Sprache ausgegeben.

Dies ist nur eine kleine Auswahl geschäftlicher Nutzungsmöglichkeiten, die eine Idee für viele weitere Einsatzgebiete geben sollten. 

Tipps für die sichere Bereitstellung der ChatGPT App im Unternehmen

Die sichere Nutzung von KI-Anwendungen in Unternehmen erfordert spezielle Überlegungen, insbesondere wenn es um Datenschutz und Gerätesicherheit geht. Hier einige Empfehlungen, um die App effektiv und sicher im Unternehmensumfeld einzusetzen:

• Chat GPT Team oder Enterprise Account nutzen: Richten Sie einen ChatGPT Team oder ChatGPT Enterprise Account. Mit diesen profitieren Sie nicht nur von erweiterten Kollaborations- und Verwaltungsfunktionen, sondern auch von Datenschutzoptionen, die speziell für den Unternehmenseinsatz entwickelt wurden.
  
  
• Datenschutzeinstellungen anpassen: Stellen Sie sicher, dass die Datenschutzeinstellungen in der Chat GPT App so konfiguriert sind, dass hochgeladene Daten nicht für das weitere Training der KI verwendet werden. Beachten Sie, dass diese Einstellungen unabhängig von denen der Webanwendung sind und separat in der App überprüft werden müssen (siehe Anleitung).
  
  
• Verwendung eines Mobile-Device-Management-Systems (MDM): Nutzen Sie ein System wie Cortado MDM zur Verteilung der App auf die Endgeräte der Mitarbeiter.innen. Dies gewährleistet, dass ausschließlich die authentische und sichere Version der App installiert wird und schützt vor potenziellen Sicherheitsrisiken durch Drittanbieter-Apps.
  
  
• Einrichtung als verwaltete App: Da die App auf Fotos und Dateien zugreifen kann, ist es wichtig, dass sie als gemanagte App per MDM eingerichtet wird. So können Unternehmen verhindern, dass sensible oder unangemessene Dokumente unbeabsichtigt hochgeladen werden.
  
  

Effizienz steigern mit maßgeschneiderten GPTs

Mit den genannten Maßnahmen können sie die ChatGPT App schon sehr produktiv und sicher im Unternehmen einsetzen. Doch es geht noch besser: ChatGPT erlaubt eine spezifische Konfiguration, bei der Sie die Anwendung so spezifizieren können, dass sich die Antworten an ihre Vorgaben halten. So können Sprachstil, Kontext und mehr vorgegeben werden. 

Etwas fortgeschrittener, aber ähnlich leicht umzusetzen, ist das Erstellen eines spezialisierten GPTs. Dieser kann speziell programmiert werden, wie z. B. der ezeep Blue GPT, der das Drucken von Dokumenten aus einem GPT Chat heraus ermöglicht.

Alternativ kann ein solcher GPT einfach aus textlichen Vorgaben bestehen. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie müssen regelmäßig komplexe Förderanträge ausfüllen. In solchen Fällen können Sie relativ einfach einen GPT erstellen, der auf Basis einer Texteingabe präzise die Antworten formuliert, die in den Förderanträgen gefordert sind. Dabei lässt sich auch die Textmenge an die spezifischen Vorgaben der Anträge anpassen. Ist zur korrekten Beantwortung des Förderantrags besonderes Fachwissen notwendig, können Sie dieses Wissen durch einen Upload während der GPT-Erstellung integrieren, sodass der GPT fundierte und genaue Antworten liefert.

Einmal erstellt, können Sie die GPTs per Link an die Mitarbeiter.innen senden, die diese dann sofort in der App nutzen können. 

Was die Zukunft bringt: Ausblick und Erwartungen für die ChatGPT App

Die aktuelle Version der ChatGPT App ist bereits sehr beeindruckend. Insbesondere die sprachliche Übersetzung im Kommunikationsmodus kann überzeugen. Wir freuen uns schon auf die ChatGPT Phone App, die Simultanübersetzung unterstützt. Wenn OpenAI dies nicht liefert, dann stehen schon viele Andere in den Startlöchern.

Doch gibt es auch noch viel Potential. Insbesondere aus Sicht von App-Entwicklern bleiben derzeit eine Reihe an Wünschen offen. Selbst einfachste Standards wie z. B. das „Open-In“ unter iOS werden noch nicht unterstützt. Eine Unterstützung von verwalteten Konfigurationen (Managed Configurations) wäre ebenso wünschenswert, um die Verwendbarkeit der App im Unternehmen weiter zu steigern.

Sicher ist: Wir stehen erst am Anfang einer spannenden Entwicklung in der Welt der KI-gestützten Kommunikation. Umso mehr sind wir gespannt, welche Innovationen uns in der näheren Zukunft erwarten.