Firmenhandys: 9 Punkte, die Unternehmen unbedingt beachten sollten

Entdecken Sie in unserem Beitrag die wesentlichen Aspekte rund um Firmenhandys. Von der Auswahl des passenden Geräts und des geeigneten Tarifs bis hin zur Sicherheit und Verwaltung der Geräte, decken wir alle wichtigen Fragen ab, um Sie bei der optimalen Integration von Smartphones und auch Tablets in Ihrem Unternehmen zu unterstützen.

Die Verbreitung von Smartphones hat laut Branchenverband Bitkom 2022 einen neuen Höchststand erreicht: Laut einer repräsentativen Befragung nutzen 83 Prozent der Menschen in Deutschland ab 16 Jahren ein Smartphone, was 57,4 Millionen Nutzerinnen und Nutzern entspricht.

Und auch in den Unternehmen ist es unerlässlich, Mitarbeiter.innen mobiles Arbeiten zu ermöglichen. Doch bei Firmenhandys gibt es einiges zu beachten. Wie soll das Gerät bereitgestellt werden? Welches Gerät soll es sein, wie soll ich die Geräte verwalten? Soll es iOS oder Android sein, welcher Tarif passt? Und last but not least ist es sehr entscheidend, wie für die nötige Sicherheit gesorgt wird. Viele dieser und anderer Fragen versuchen wir in dem folgenden Beitrag zu klären.

Vor- und Nachteile von Firmhandys

Firmenhandys haben in unserer zunehmend vernetzten Arbeitsumgebung eine immer bedeutendere Rolle eingenommen, und das aus triftigen Gründen.

Die Vorteile von Firmenhandys liegen auf der Hand: Sie bieten erhöhte Mobilität, ständige Erreichbarkeit und tragen zur Verbesserung der Arbeitseffizienz bei. Darüber hinaus sind sie oft steuerlich absetzbar, was sowohl für Arbeitgeber.innen als auch für Arbeitnehmer von großem Vorteil ist.

Zwar gibt es auch Nachteile, wie die Möglichkeit, dass die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben verschwimmen, sowie potenzielle Datenschutzbedenken. Auch können die Kosten für High-End-Modelle ins Gewicht fallen.

Dennoch überwiegen die Vorteile klar, und mit den richtigen Strategien und Tools – allen voran durch den Einsatz einer effizienten Mobile-Device-Management-Lösung wie Cortado MDM können die meisten dieser Herausforderungen effektiv bewältigt werden. Die Einführung von Firmenhandys ist daher eine Investition, die sich in den allermeisten Fällen lohnt.

Bereitstellungsmodelle für Firmenhandys

Überlegen Sie sich, in welcher Form das Smartphone oder Tablet bereitgestellt werden soll. Welches Modell passt zu Ihnen und zu Ihren Kolleg.innen? Doch betrachten wir zunächst einmal, welche verschiedenen Modelle es gibt.  

BYOD – Bring your own device

Das BYOD-Modell ist eine beliebte Möglichkeit, um Smartphones und Tablets bereitzustellen. Hierbei nutzen die Mitarbeiter.innen ihre privaten Geräte auch beruflich. Das Unternehmen beteiligt sich oft an den Kosten und gibt Zuschüsse zu den Telefongebühren und zur Hardware.

• Vorteile von BYOD: Ein Vorteil von BYOD ist, dass die Mitarbeiter.innen nur ein Gerät mit sich führen müssen. Das Unternehmen hat einen geringeren Investitionsbedarf, da die Mitarbeiter.innen ihre eigenen Geräte nutzen. Es kann auch zu einer Kostenbeteiligung kommen.
• Nachteile von BYOD: Ein Nachteil von BYOD ist, dass auf den Geräten private Daten vorhanden sind, auf die das Unternehmen keinen Zugriff haben sollte. Auch sind auf den beruflich genutzten BYOD-Geräten oft kritische Unternehmensdaten verfügbar, die geschützt werden müssen.

COPE – Corporate Owned, Personally enabled

Das COPE-Modell besagt, dass das Unternehmen die Geräte besitzt, sie aber auch privat genutzt werden können. Hierbei kann das Unternehmen die geeigneten Geräte auswählen und dadurch den Gerätebestand einheitlicher und einfacher zu verwalten machen.

• Vorteile von COPE: Vorteile von COPE sind eine bessere Verwaltung und ein höheres Maß an Sicherheit. Auch kann das Gerät als Zeichen der Wertschätzung angesehen werden.
• Nachteile von COPE: Nachteilig ist ein höherer Investitionsbedarf.

COBO – Corporate Owned, Business Only

Das COBO-Modell stellt Geräte nur als Arbeitsmittel zur Verfügung und eine private Nutzung ist nicht gestattet. Auch eine Installation eigener Apps auf dem Gerät ist unterbunden.

• Vorteile von COBO: Vorteile von COBO sind ein hohes Maß an Sicherheit, da die Geräte vollständig durch die IT-Abteilung kontrolliert werden.
• Nachteile von COBO: Ein Nachteil von COBO ist, dass die Mitarbeiter.innen das Gerät ausschließlich als Arbeitsmittel ansehen und nicht als Zeichen der Wertschätzung.

CYOD – Choose Your Own Device

Beim CYOD-Modell kann das Unternehmen eine Liste von Geräten erstellen, aus denen die Mitarbeiter.innen das gewünschte Gerät aussuchen können. Somit kommen nur Geräte zum Einsatz, die das Unternehmen für geeignet hält.

• Vorteile: Das CYOD-Modell erhöht die Zufriedenheit und Produktivität, da die Mitarbeiter.innen ein Gerät verwenden können, mit dem sie sich wohl fühlen.
• Nachteile: Die Liste der zur Auswahl stehenden Geräte kann möglicherweise nicht jede Mitarbeiterpräferenz abdecken.

COSU – Corporate Owned, Single Use

COSU ist die rigideste Form der Bereitstellung von mobilen Geräten. Die Geräte gehören dem Unternehmen und kommen nur zu einem bestimmten Zweck, z.B. mit einer bestimmten App, zum Einsatz.

• Vorteile: Vorteilhaft ist, dass die Mitarbeiter.innen bei dieser Art der Geräte-Nutzung meist sehr gut mit der eingerichteten Anwendung klar kommen.
• Nachteile: Die größte Einschränkung dieses Modells besteht darin, dass es die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter beeinträchtigen kann, da es die Nutzung auf einen einzigen Zweck beschränkt und die Installation zusätzlicher Apps nicht zulässt.

Laissez-Faire-Modell

Es ist dringend abzuraten, gar nichts zu unternehmen, um Smartphones oder Tablets sicher in die Unternehmens-IT zu integrieren. Findet seitens des Unternehmens keine Regelung statt, werden Mitarbeiter.innen eigene, unkontrollierte Wege finden, mobil zu arbeiten.

Firmenhandys mieten oder kaufen?

Eine der ersten Fragen, die Sie sich stellen sollten, ist, ob Sie die Geräte kaufen oder mieten möchten. Ein Mietmodell kann für Unternehmen, die keine hohen Anschaffungskosten tragen möchten, eine attraktive Option sein. Bei einem Mietmodell ist keine Kapitalbindung erforderlich und es fallen monatliche Kosten an. Der Anbieter kümmert sich auch um die Wartung und Verwaltung der Geräte.

Im Cortado-Angebot beispielsweise beinhaltet die Mietgebühr nicht nur die Nutzung des Geräts, sondern auch die Mobile-Device-Management-Lösung zur Verwaltung der Geräte und zusätzlich eine Versicherung für den Schadensfall.

Am Ende des Lebenszyklus des Geräts kümmert sich der Anbieter um die Verwertung des Geräts, so dass Sie sich um Entsorgung, Datenlöschung oder Wiederverkauf keine Gedanken machen müssen.

Wie wähle ich das passende Diensthandy aus?

Wenn Sie sich für den Kauf oder die Miete von Diensthandys entscheiden, sollten Sie sich zunächst über Ihre Anforderungen im Klaren sein. Eine der wichtigsten Fragen beim Smartphone-Kauf ist, wie der Anwendungsfall aussieht. Hinzu kommen Fragen zu den nötigen Sicherheits- und Hardware-Anforderungen sowie zum verfügbaren Budget.

• Welchen Sicherheitsanforderungen muss das Smartphone entsprechen? Es ist wichtig, ein Gerät mit regelmäßigen OS-Sicherheitsupdates auszuwählen, um Sicherheitslücken zu schließen. Das Firmenhandy sollte mit einem Mobile Device Management-System (MDM) verwaltet werden können, um sicherzustellen, dass Unternehmensdaten geschützt sind und nur erwünschte Aktionen ausgeführt werden können.
  
• Welche Hardware-Anforderungen haben Sie? Akku-Laufzeit, Speicher, Robustheit des Geräts, Display und Kamera sind wichtige Faktoren, die berücksichtigt werden sollten. Auch die Plattform, iOS oder Android, ist wichtig, da Mitarbeiter.innen die Plattform nutzen sollten, die sie auch aus dem Privatgebrauch gewöhnt sind.

Wie wähle ich den richtigen Businesstarif für meine Firmenhandys?

Wenn Sie die passenden Geräte für Ihre Mitarbeiter.innen bzw. Kolleg.innen ausgewählt haben, sollten Sie den passenden Tarif buchen. Hierbei sollten Sie Fragen zu Telefonie, Datenvolumen, Beratung und Support, Vertragslaufzeit und Netzabdeckung berücksichtigen. Wenn Sie mehr wissen wollen zur Auswahl des richtigen Businesstarifs, dann schauen Sie das Video-Interview unseres CEOs Michael Rödiger mit Michael Weise, Geschäftsführer der Conbato GmbH.

Soll ich die Firmenhandys versichern?

Die Versicherung von Firmenhandys ist ein wichtiger Aspekt, der oft übersehen wird. Wenn ein Handy verloren geht, gestohlen wird oder beschädigt wird, kann dies zu hohen Kosten führen. Es ist daher ratsam, eine Versicherung abzuschließen.

Wie kann ich die Diensthandys verwalten?

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre mobilen Geräte geschützt und die darauf gespeicherten Daten sicher sind. Die Verwendung eines MDM-Systems bietet hier eine einfache und effektive Lösung.

Auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfiehlt die Verwendung von MDM-Systemen, um mobile Geräte zu verwalten und zu schützen. Ein gutes Beispiel für ein solches System ist das MDM-System von Cortado. Mit einem MDM-System können Geräte zentral und DSGVO-konform verwaltet werden. Wenn ein Gerät verloren geht, können die darauf gespeicherten geschäftlichen Daten aus der Ferne gelöscht werden.

Ein wichtiger Aspekt ist die Trennung von privaten und geschäftlichen Daten auf den Geräten. Mit einem MDM-System können beide Bereiche voneinander getrennt werden, um die beruflichen Daten zu schützen.

Für IT-Administrator.innen bedeutet die Verwendung von MDM-Systemen auch eine Vereinfachung der Verwaltung und Zuteilung von Rechten und Apps auf den Geräten. Unzufriedene Mitarbeiter.innen, die Schwierigkeiten bei der Einrichtung ihrer Geräte haben, können vermieden werden.

Neu bestellte Geräte können direkt über ein MDM-System per Zero Touch-Registrierung (Android) oder per ADE (Apple Device Enrollment) an die Mitarbeiter.innen ausgegeben werden, ohne dass sie manuell konfiguriert werden müssen. Dies spart Zeit und vermeidet Fehler bei der Einrichtung der Geräte.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Sicherheit der Kundendaten. Durch die Verwendung von MDM-Systemen können Kundendaten geschützt werden, indem verhindert wird, dass sie über privat genutzte Apps wie WhatsApp unerlaubt auf amerikanischen Servern landen.

Insgesamt ist die Verwendung eines MDM-Systems im Unternehmen zwingend notwendig, insbesondere seit Inkrafttreten der DSGVO.

Rechtliches zum Thema Firmenhandy

Wenn es um die Verwaltung von mobilen Geräten im Unternehmen geht, gibt es auch viele rechtliche Aspekte zu beachten. Ein wichtiger Faktor für die Rechtslage ist die Wahl des Bereitstellungsmodells. Sollen die Mitarbeiter.innen firmeneigene Geräte erhalten oder sollen sie ihre eigenen Geräte nutzen können? In beiden Fällen gibt es rechtliche Rahmenbedingungen, die beachtet werden müssen.

Im Falle firmeneigener Geräte dürfen Mitarbeiter.innen die Nutzung eines Diensthandys nicht verweigern, solange es einen triftigen Grund seitens des Arbeitgebers dafür gibt. Allerdings müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.innen eine schriftliche Übereinkunft über die Überlassung des Smartphones abschließen.

Sollte das Diensthandy ausschließlich für die Arbeit genutzt werden, so geht es bei einem Ende des Arbeitsverhältnisses zurück an den Arbeitgeber. Wird das Handy jedoch privat und beruflich genutzt, ergibt es Sinn, im Einvernehmen zu klären, wer es nach Abschluss des Arbeitsverhältnisses behalten darf.

Im Falle von BYOD (Bring Your Own Device) müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.innen ebenfalls eine schriftliche Vereinbarung über die Nutzung von privaten Geräten für geschäftliche Zwecke abschließen. Es ist auch wichtig zu beachten, dass Unternehmen sicherstellen müssen, dass die Nutzung von BYOD-Geräten DSGVO-konform ist, um zu verhindern, dass sensible Geschäftsdaten in die falschen Hände geraten. Auch der sensible Umgang mit Firmendaten sollte in einem Vertrag schriftlich fixiert sein.

Wenn Sie eine Nutzungsvereinbarung mit Ihren Mitarbeiter.innen bzw. Kolleg.innen schließen wollen, dann laden Sie sich gern unsere kostenlosen Vertragsentwürfe für BYOD und COPE herunter.

Diensthandys und Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit gewinnt immer mehr an Bedeutung. Unternehmen werden aufgefordert, ihre Sozial- und Umweltbilanz auszuweisen. Insbesondere große Unternehmen sind dazu verpflichtet, aber auch kleinere Unternehmen sollen dazu motiviert werden.

Unternehmen, die ihren Mitarbeiter.innen Handys zur Verfügung stellen, können hier einfach punkten, indem sie den Umgang mit Firmenhandys nachhaltiger gestalten. Dabei bietet die Nachhaltigkeit nicht nur Vorteile für die Umwelt, sondern kann auch den Firmenalltag vereinfachen.

Smartphones verursachen gravierende Emissionen. Den größten Anteil an den CO2-Emissionen – immerhin 70 Prozent – hat die Produktion der Geräte. Neben der Energie für die Rohstoffgewinnung und die tatsächlichen Rohstoffe sind auch das Lagern von Smartphones im Haushalt sowie die oft fehlende sachgerechte Entsorgung problematisch. Das schnelle Wechseln von Smartphones führt ebenfalls zu Nachteilen für die Umwelt.

Und auch die Entsorgung von Smartphones ist ein Problem. Elektroschrott verhindert nicht nur die Rückgewinnung von wertvollen Metallen, sondern kann auch schädliche Stoffe freisetzen, die der Umwelt und den Arbeitskräften vor Ort schaden.

Eine Möglichkeit, Smartphones nachhaltiger zu gestalten, ist das „Refurbishing“, also die Wiederaufbereitung gebrauchter Geräte. Hier gibt es allerdings noch keine einheitliche Definition, weshalb es sinnvoll ist, auf Zertifikate zu achten, die die Qualität und den Service von Produkten und Firmen prüfen.

Eine noch nachhaltigere Alternative zur Anschaffung von Smartphones ist das Mieten von Geräten. Durch das Mieten wird die Nutzungsdauer von Geräten erhöht, da diese oft auch wiederaufbereitet werden. Der Anbieter ist dadurch motiviert, das Gerät funktional im Umlauf zu halten, was die Nachhaltigkeit erhöht. Oftmals wird auch die Entsorgung übernommen und es muss nicht auf ein neues Gerät zurückgegriffen werden, was Ressourcen schont und Treibhausgase einspart.

Zusammenfassend ist das Thema Nachhaltigkeit in Bezug auf die Nutzung von Smartphones ein wichtiges Thema, das von Unternehmen ernst genommen werden sollte.
Nähere Informationen finden Sie in unserem White Paper Der nachhaltige Einsatz von Business-Smartphones und Tablets.

Fazit: Es gibt nicht das eine, für alle Unternehmen und Zwecke passende Firmenhandy

Wer über Firmenhandys nachdenkt, muss sich mit vielen einzelnen Themen beschäftigen. Und letztlich gibt es nicht das eine, für alle Unternehmen und Zwecke passende Firmenhandy. Jedes Unternehmen muss für sich individuell herausfinden, welche Geräte und welche Vorgehensweisen zu ihm passen. Wenn Sie Fragen haben: Unsere Kolleginnen und Kollegen beraten Sie gerne.

Mehr Informationen finden Sie außerdem in unserem ausführlicheren eBook Firmenhandys.